Contractbeheer: Inzicht houden in álle contracten
Blog

Contractbeheer: Inzicht houden in álle contracten

Contractbeheer: Inzicht houden in álle contracten

Contractbeheer: Inzicht houden in álle contracten

Na een inkooptraject verdwijnt het afgesloten contract na ondertekening in een la; misschien ergens opgeslagen in een digitale map, of soms is het helemaal niet duidelijk waar het is gebleven. Deze situaties zijn bij verschillende situaties helaas meer regel dan uitzondering; dat is zonde en vooral een gemiste kans! Want hoe weet je nu welke afspraken zijn gemaakt in het contract? Hoe weet en controleer je of je krijgt waar je voor betaalt? Dé manier om inzicht te krijgen en te houden in de verschillende contracten, is contractbeheer.

Wanneer een nieuw contract is afgesloten start de contractbeheerder met het registreren van de contractgegevens, zoals de ingangs- en einddatum en de verlengingsmogelijkheden. Samen met de belangrijkste stukken uit de aanbesteding en natuurlijk het contract zelf, vormt dit de basis van het contractdossier.

Een contract loopt vaak meerdere jaren; in die jaren staat de wereld niet stil. Kortom: je krijgt te maken met wijzigingen om te blijven krijgen wat je nodig hebt. De contractbeheerder zorgt voor het verwerken van alle wijzigingen in het contract. Waarom? Zo zijn het contract én daarmee de gemaakte afspraken te allen tijde up-to-date voor de contractgebruikers en worden indien van toepassing, ook financiële gevolgen hierin opgenomen. Denk aan indexeringen, het verminderen, het vermeerderen of een aanpassing in invulling van de dienstverlening.   

Alpha biedt naast bovengenoemde zaken ook factuurcontrole aan als onderdeel van contractbeheer. Hierbij controleert de contractbeheerder de facturen op basis van de gemaakte prijsafspraken en worden ze pas doorgestuurd wanneer ze goedgekeurd zijn en dus voldoen aan de gemaakte afspraken in het contract. Eventuele afwikkeling van afgekeurde en aangepaste facturen wordt door de contractbeheerder gedaan, waardoor de opdrachtgever tijd heeft voor andere zaken. Wanneer de prijzen geïndexeerd moeten worden, zorgt de contractbeheerder voor de aanpassing van de prijzen zodat voor opdrachtgever en leverancier de prijzen voor het nieuwe jaar duidelijk zijn.

Is er een beslissing genomen over het wel of niet verlengen van het contract? De contractbeheerder zal dit verwerken en eventueel ondersteunen door een opzeggings- of verlengingsbrief op te stellen.

Door het registreren van de verschillende data die gepaard gaan met het contract, krijgt de contractmanager tijdig een sein over het aflopen van het contract. Mocht er dan gekozen worden voor het beëindigen van het contract, is er nog genoeg tijd om een inkooptraject op te starten. Zo zie je dat contractbeheer de basis is voor het goed uitvoeren van het afgesloten contract, maar ook voor een vervolgtraject wanneer het contract afloopt. Heb je netjes alle mutaties bijgehouden tijdens het aflopende contract? Dan kun je dit gebruiken als input voor het nieuw te sluiten contract.

Alpha helpt jou graag met jouw contractbeheer! Dat kan door dit voor jouw organisatie in te richten en uit te voeren, of door het helpen opzetten van contractbeheer binnen jouw organisatie waarna een medewerker binnen jouw organisatie hier verantwoordelijk voor wordt.

Wil je meer over weten of heb je andere vragen over contractbeheer na het lezen van deze blog? Neem dan gerust contact met ons op!

Alpha en Pactum: 1 + 1 = 3

Alpha en Pactum: 1 + 1 = 3

Al een aantal jaren merken zowel wij als Pactum dat twee soorten dienstverlening met betrekking tot contractmanagement naast elkaar lopen, terwijl die eigenl...
Is jouw gras groener dan bij de buurman?

Is jouw gras groener dan bij de buurman?

Is jouw gras groener dan bij de buurman? Het aanbesteden van groenonderhoud is misschien niet voor iedereen het meest inspirerende vooruitzicht. Toch biedt ...
Na 17 jaar dienstverband gaat Kirsten de Jong Alpha verlaten (maar nog niet helemaal)

Na 17 jaar dienstverband gaat Kirsten de Jong Alpha verlaten (maar nog niet helemaal)

Na een dienstverband van 17 jaar bij Alpha gaat onze inkoop- en aanbestedingsspecialist Kirsten de Jong de organisatie verlaten voor een nieuw avontuur in Po...
Terugblik op een succesvol Contract Congres!

Terugblik op een succesvol Contract Congres!

Op donderdag 21 april jl. vond het eerste congres plaats welke is georganiseerd door Alpha Adviesbureau en Pactum: het Contract Congres 2022. Zoals de eigena...
Goedkoop of goede koop?

Goedkoop of goede koop?

De schriften zijn op en je kunt nergens nieuwe batterijen vinden voor de computermuis die je nu echt niet meer kunt gebruiken. Als je een bestelling plaatst ...
10 jaar eigenaar, wat een feest!

10 jaar eigenaar, wat een feest!

Het is alweer 10 jaar geleden dat ik Alpha Adviesbureau heb mogen overnemen van de eerste eigenaar, Rien de Koning. Hier ben ik hem nog altijd erg dankbaar v...

Contract Congres 2022

Contract Congres 2022 In samenwerking met Pactum kondigen wij met trots het Contract Congres 2022 aan. Een interactief evenement dat plaats zal vinden op do...
Vacature Contractmanager (32 of 36 uur)

Vacature Contractmanager (32 of 36 uur)

Alpha in het kort Alpha Adviesbureau bestaat uit totaal 13 medewerkers verdeeld over 3 afdelingen: afdeling Inkoop, Contractmanagement en Kwaliteit. Wij he...
Percelen: ja of nee?

Percelen: ja of nee?

Wanneer je gaat aanbesteden, krijg je na het in kaart brengen van de opdracht te maken met de vraag: mogen we de opdracht als één opdracht in de markt zetten...
Aanbesteden van schoolmeubilair

Aanbesteden van schoolmeubilair

Regelmatig worden wij benaderd door onderwijsinstellingen om een aanbesteding voor meubilair te begeleiden. In sommige gevallen is er een concrete behoefte a...
Blik op indexeren

Blik op indexeren

Het einde van het jaar is in zicht. Dat betekent ook dat 1 januari dichterbij komt, het moment waarop veel contracten geïndexeerd mogen worden. De kans is gr...
De Nota van Inlichtingen uitgelicht

De Nota van Inlichtingen uitgelicht

De Nota van Inlichtingen (Nvi) is bedoeld als middel om vragen te kunnen stellen over de aanbesteding. Zeker ook zinvol voor de aanbestedende dienst om aanbe...
Kwaliteitsinspecties en  -keuringen

Kwaliteitsinspecties en -keuringen

Als organisatie krijg je hoogstwaarschijnlijk te maken met verschillende kwaliteitsinspecties en -keuringen. Want om zeker te weten dat werkzaamheden op een ...
Zweten tijdens kantooruren met AlphaVit!

Zweten tijdens kantooruren met AlphaVit!

We zijn steeds meer bezig met het belang van gezond en vitaal ouder worden. Een belangrijk onderdeel daarvan is je mentale en fysieke gezondheid. Maar lang n...
Nieuwe samenwerking met online contractbeheersysteem

Nieuwe samenwerking met online contractbeheersysteem

Alpha maakt een nieuwe stap in het aanbieden van totaalbeheer door een samenwerking aan te gaan met het online contractbeheersysteem van Pactum. Mathieu Lant...
De essentie van goed beoordelen

De essentie van goed beoordelen

Het goed en grondig beoordelen van een casus is essentieel voor een goed contract. Immers, de inhoud van een casus maakt deel uit van de uiteindelijke overee...
Contractmanagement of communicatiemanagement?

Contractmanagement of communicatiemanagement?

In zijn rol als contractmanager voor onze opdrachtgevers, ziet Henk twee écht belangrijke prestatiecriteria op operationeel niveau: kwaliteit en communicatie...
Het belang van een goede voorbereiding

Het belang van een goede voorbereiding

De meest essentiële periode voor een succesvolle aanbesteding is de voorbereiding. Regelmatig zien wij dat een aanbesteding van vijf jaar geleden, met een pa...
Advies contractmanagement leermiddelen

Advies contractmanagement leermiddelen

Het lijkt nog ver weg, maar de zomervakantie komt er alweer bijna aan. Hét moment waarop veel scholen de leermiddelen gaan bestellen voor het aankomend schoo...
Fair of dichtbij?

Fair of dichtbij?

Wanneer je op zoek bent naar een leverancier voor – bijvoorbeeld – suiker, dan kies je niet voor de eerste de beste, maar vergelijk je een aantal leverancier...

Contactinformatie

Ontdek wat Alpha voor jou kan betekenen. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op via onderstaande gegevens of vul het formulier in. Wij nemen dan contact met je op.
Logo van Alpha Adviesbureau
  • Pieter Sneeuwplein 12
  • 9641 KA Veendam
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
  • Kvk Groningen: 02037553

Contact

Vul een naam in...
Vul een (geldig) e-mailadres in...
Vul een (geldig) telefoonnummer in...
Vul een vraag of opmerking in...
Ben je een robot?

Nieuwsbrief

Op de hoogte blijven van Alpha?
Vul hieronder jouw gegevens in en wij sturen je onze nieuwsbrief met de laatste ontwikkelingen op facilitair gebied.

Je kunt ons natuurlijk ook even bellen 085 200 3991
Copyright© 2021 Alpha. Realisatie: 1609Bold & Internetbureau Praes