Aanbesteden van schoolmeubilair
Blog

Aanbesteden van schoolmeubilair

Aanbesteden van schoolmeubilair

Aanbesteden van schoolmeubilair

Regelmatig worden wij benaderd door onderwijsinstellingen om een aanbesteding voor meubilair te begeleiden. In sommige gevallen is er een concrete behoefte aan meubilair voor bijvoorbeeld het inrichten van een nieuwbouwlocatie. Vaak is het echter op voorhand helemaal niet duidelijk wat de inkoopbehoefte is voor de aankomende jaren. Welke keuzes maak je dan om tot een passende inkoopstrategie te komen?

Raming
De eerste stap die genomen wordt is het ramen van de potentiële waarde van de opdracht. Relevante informatie hiervoor wordt verzameld door het stellen van verschillende vragen. Staat er een project op stapel, waarvoor nieuw meubilair wordt ingekocht? Is er sprake van een reguliere vervangingscyclus? Er wordt een inventarisatie uitgevoerd van het bestaande meubilair om te bepalen wanneer dat aan vervanging toe zal zijn. Wat zijn de uitgaven aan meubilair geweest in de afgelopen jaren? Met de antwoorden op deze vragen, ontstaat er inzicht voor een gedegen raming.

Contract
In veel gevallen wordt er gekozen voor een raamovereenkomst, waarmee voorwaarden voor de inkoop van meubilair worden vastgelegd voor een vooraf vastgestelde periode. Deze vorm is vooral prettig als er vooraf geen duidelijkheid is over de exacte inkoopbehoefte. De maximale wettelijke looptijd voor een raamovereenkomst is 4 jaar.

Het is ook mogelijk om te kiezen voor een raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers. Daarbij is het belangrijk dat er gelet wordt op de voorwaarden voor opdrachten die uitgevraagd worden tijdens de looptijd van de overeenkomst. Deze opdrachten worden vaak via een minicompetitie uitgevraagd.

Aanbestedingsprocedure
De keuze voor een aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de geraamde waarde én de gewenste looptijd voor de overeenkomst. Het is daarbij belangrijk dat er rekening wordt gehouden met de Europese drempelwaarde. Dit drempelbedrag ligt per 1 januari 2022 op € 215.000 -. Er wordt daarvoor gekeken naar de totaal geraamde uitgaven per aanbestedende dienst. Vaak gaat het om een stichting waar meerdere individuele scholen onder vallen, waardoor de drempelwaarde al snel overschreden wordt. Ligt de waarde boven deze drempel, dan moet de opdracht Europees openbaar worden aanbesteed.

Prijs & kwaliteit
Het beoordelen van inschrijvingen gebeurt vaak op basis van de beste prijs/kwaliteit verhouding. De aanbestedende dienst kan zelf invulling geven aan de verhouding tussen deze gunningscriteria. Door het concreet laten prijzen van meubelitems door inschrijvers, ontstaat een vergelijkingsprijs. Als er geen duidelijke inkoopbehoefte is, dan kan er gebruik worden gemaakt van fictieve aantallen meubilair voor een vergelijkingsprijs. Het beoordelen van de kwaliteit wordt gedaan met een casus. Inschrijvers beantwoorden een probleemstelling, waarmee je inzicht krijgt in de wijze waarop de inschrijver het onderwerp dat belangrijk is voor jouw organisatie aan zal pakken.

Door een interieurontwerp uit te vragen voor een inrichtingsvraagstuk, kunnen inschrijvers laten zien hoe ze met beperkte informatie een vertaalslag maken naar een passende oplossing. Een proefopstelling biedt daarnaast inzicht in het meubilair dat door de inschrijver als best passend geacht wordt voor jouw organisatie. De uitwerkingen worden vervolgens door een commissie beoordeelt. In onze blog ‘De essentie van goed beoordelen’, vertellen we meer over goed beoordelen.

Voorbereiding
Een goede voorbereiding is essentieel voor het goed doorlopen van een aanbestedingstraject; daar moet goed de tijd voor genomen worden. Het resultaat zal vervolgens zichtbaar worden in goede aanbestedingsdocumenten en een goede overeenkomst voor de aankomende jaren. Meer informatie hierover lees je in onze blog ‘Het belang van een goede voorbereiding’.

Heb je vragen over het aanbesteden van schoolmeubilair of wil je hulp bij een aanbesteding? Dan helpen we je daar uiteraard graag mee!

 

Blog gemist?

Is jouw gras groener dan bij de buurman?

Is jouw gras groener dan bij de buurman?

Is jouw gras groener dan bij de buurman? Het aanbesteden van groenonderhoud is misschien niet voor iedereen het meest inspirerende vooruitzicht. Toch biedt ...
Na 17 jaar dienstverband gaat Kirsten de Jong Alpha verlaten (maar nog niet helemaal)

Na 17 jaar dienstverband gaat Kirsten de Jong Alpha verlaten (maar nog niet helemaal)

Na een dienstverband van 17 jaar bij Alpha gaat onze inkoop- en aanbestedingsspecialist Kirsten de Jong de organisatie verlaten voor een nieuw avontuur in Po...
Terugblik op een succesvol Contract Congres!

Terugblik op een succesvol Contract Congres!

Op donderdag 21 april jl. vond het eerste congres plaats welke is georganiseerd door Alpha Adviesbureau en Pactum: het Contract Congres 2022. Zoals de eigena...

Contactinformatie

Ontdek wat Alpha voor jou kan betekenen. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op via onderstaande gegevens of vul het formulier in. Wij nemen dan contact met je op.
Logo van Alpha Adviesbureau
  • Pieter Sneeuwplein 12
  • 9641 KA Veendam
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
  • Kvk Groningen: 02037553

Contact

Vul een naam in...
Vul een (geldig) e-mailadres in...
Vul een (geldig) telefoonnummer in...
Vul een vraag of opmerking in...
Ben je een robot?

Nieuwsbrief

Op de hoogte blijven van Alpha?
Vul hieronder jouw gegevens in en wij sturen je onze nieuwsbrief met de laatste ontwikkelingen op facilitair gebied.

Je kunt ons natuurlijk ook even bellen 085 200 3991
Copyright© 2021 Alpha. Realisatie: 1609Bold & Internetbureau Praes