Alpha en Pactum: 1 + 1 = 3
Blog

Alpha en Pactum: 1 + 1 = 3

Alpha en Pactum: 1 + 1 = 3

Al een aantal jaren merken zowel wij als Pactum dat twee soorten dienstverlening met betrekking tot contractmanagement naast elkaar lopen, terwijl die eigenlijk verweven zouden moeten zijn. In de praktijk zien wij echter vaak dat contractbeheer/contractmanagement nog in de kinderschoenen staat. Contracten stapelen zich op en zwerven overal binnen de organisatie rond, zowel hardcopy als digitaal. Probeer maar eens het overzicht te houden; wie is waarvoor gecontracteerd, hoe lang loopt dit contract en worden gemaakte afspraken wel nagekomen? Naast het ontbreken van tijd en kennis van contractbeheer/contractmanagement, ontbreekt vaak ook één systeem waarin je dit alles overzichtelijk kwijt kan en een systeem die voor je werkt waardoor je meteen een efficiëntieslag maakt. In deze blog bespreken we hoe Pactum en Alpha hier samen de ideale oplossing voor bieden. 

Rollen van de contractbeheerder en de contractmanager
Allereerst nemen we je mee in de rollen contractbeheerder en contractmanager; wat houden die nu eigenlijk in en zijn die rollen noodzakelijk binnen jouw organisatie?

De contractbeheerder is verantwoordelijk voor het registreren van contractgegevens, het up- to-date en beschikbaar houden van het contractdossier, en het tijdig beëindigen/verlengen van contracten. Hieronder valt ook het controleren van facturen t.o.v. de gemaakte prijsafspraken en het toetsen van de jaarlijkse prijsverhogingen/indexeringen.

Een aantal herkenbare vragen die rondgaan in organisaties waardoor het belang van contractbeheer duidelijk wordt:

  • Een contract? Hebben we die dan?
  • Je opzegtermijn is verstreken zonder dat je dit door hebt gehad.
  • Ik dacht dat jij 7 euro per toetsenbord had gezegd in plaats van 10 euro die je nu factureert?

De contractmanager is verantwoordelijk voor de realisatie van de contract doelstellingen door uitvoering, afronding en evaluatie van contracten. Hieronder valt ook de leveranciersbeoordeling. De contractmanager voert minimaal eenmaal per jaar strategisch/tactisch overleg met de leverancier op basis van prestaties en overige voorwaarden in het contract.

Een aantal vragen die laten zien waarom contractmanagement belangrijk is:

  • In hoeverre draagt een levering/dienst bij aan de organisatiedoelstellingen?
  • Welke personen hebben belang bij het contract en op welke momenten moeten zij geïnformeerd worden?
  • Welke risico’s zijn er m.b.t. het contract en hoe minimaliseer je deze risico’s?
  • Welke verplichtingen hebben beide partijen en wat is de status daarvan? 

Hoe Alpha en Pactum deze tijdrovende puzzel voor jou organisatie oplossen
Om grip te krijgen op je contractbeheer en/of contractmanagement ben jij bij ons aan het juiste adres. Met de slimme software van Pactum -die volledig is gericht op contractbeheer en contractmanagement- beschik je over een compleet systeem om contracten te beheren en managen. Alle contracten en contractdossiers in één overzichtelijk systeem met o.a. een automatisch gegenereerde aanbestedingskalender, automatische en in te stellen acties en alerts èn de mogelijkheid om leveranciers te beoordelen. Ons doel: contractbeheer en -management zo gemakkelijk mogelijk maken. 

Wil je naast het vullen van Pactum met al jouw contracten op de juiste wijze begeleiding krijgen, inclusief het uit handen nemen van inkoop- en contractmanagement? Alpha helpt je graag met het opstellen van beleid t.a.v. inkoop- en contractmanagement, de implementatie en de uitvoering hiervan. Alpha brengt al je contracten samen, monitort of jouw organisatie voldoet aan de gestelde wet- en regelgeving en zorgt ervoor dat jouw organisatie krijgt wat hij nodig heeft!

Voordelen van Alpha:

  • Het optimaal vormgeven en up to date houden van contractbeheer en contractmanagement binnen jouw organisatie door de inzet van kennis, kunde en ervaring
  • Het inhoudelijk doorgronden van je contracten en op basis daarvan adviseren/begeleiden tot verbetering van je contracten
  • Ervoor zorgen dat je voldoet aan de gestelde wet- en regelgeving m.b.t. jouw organisatie
  • Het uitvoeren van contractbeheer en contractmanagement binnen jouw organisatie

Voordelen van de slimme software van Pactum:

  • Alle contracten digitaal inzichtelijk op één plek (top geautomatiseerd)
  • Je beheert alle contracten (signaleringsfunctie)
  • Je controleert geleverde diensten/producten t.o.v. de afspraken in het contract (bijv. prijsafspraken) = contractmanagement
  • Je hebt inzicht en overzicht m.b.t. prestatieafspraken en leveranciersbeoordelingen
  • Je vult contractbeheer op een efficiënte wijze in en je bouwt een contractdossier op
  • Je hebt altijd toegang tot de helpdesk voor al je vragen

Een vrijblijvend kennismakingsgesprek
We hebben je zojuist duidelijk gemaakt wat nu precies de rol en het belang van contractbeheer en contractmanagement is voor een organisatie. Ook hebben we uitgelegd op welke manier wij je samen met Pactum hierbij kunnen helpen. Ben je nieuwsgierig geworden naar onze dienstverlening en wil je weten welke oplossingen wij nu precies écht allemaal te bieden hebben voor jouw organisatie? Vul ons contactformulier in en dan nemen wij z.s.m. contact met je op. Uiteraard mag je ons ook altijd bellen..

Meer weten over Pactum? Check dan hier hun website!

Blog gemist?

Alpha en Pactum: 1 + 1 = 3

Alpha en Pactum: 1 + 1 = 3

Al een aantal jaren merken zowel wij als Pactum dat twee soorten dienstverlening met betrekking tot contractmanagement naast elkaar lopen, terwijl die eigenl...
Is jouw gras groener dan bij de buurman?

Is jouw gras groener dan bij de buurman?

Is jouw gras groener dan bij de buurman? Het aanbesteden van groenonderhoud is misschien niet voor iedereen het meest inspirerende vooruitzicht. Toch biedt ...
Na 17 jaar dienstverband gaat Kirsten de Jong Alpha verlaten (maar nog niet helemaal)

Na 17 jaar dienstverband gaat Kirsten de Jong Alpha verlaten (maar nog niet helemaal)

Na een dienstverband van 17 jaar bij Alpha gaat onze inkoop- en aanbestedingsspecialist Kirsten de Jong de organisatie verlaten voor een nieuw avontuur in Po...

Contactinformatie

Ontdek wat Alpha voor jou kan betekenen. Neem geheel vrijblijvend contact met ons op via onderstaande gegevens of vul het formulier in. Wij nemen dan contact met je op.
Logo van Alpha Adviesbureau
  • Pieter Sneeuwplein 12
  • 9641 KA Veendam
  • Dit e-mailadres wordt beveiligd tegen spambots. JavaScript dient ingeschakeld te zijn om het te bekijken.
  • Kvk Groningen: 02037553

Contact

Vul een naam in...
Vul een (geldig) e-mailadres in...
Vul een (geldig) telefoonnummer in...
Vul een vraag of opmerking in...
Ben je een robot?

Nieuwsbrief

Op de hoogte blijven van Alpha?
Vul hieronder jouw gegevens in en wij sturen je onze nieuwsbrief met de laatste ontwikkelingen op facilitair gebied.

Je kunt ons natuurlijk ook even bellen 085 200 3991
Copyright© 2021 Alpha. Realisatie: 1609Bold & Internetbureau Praes