Veel organisaties steken veel tijd en energie in een aanbesteding.
Zodra er dan een keuze is gemaakt voor een leverancier en het contract is ondertekend lijkt alles geregeld. Voor de eerste periode zal dit vaak ook zo zijn, maar dan pas begint de kunst van goed contractmanagement echt.
Want een contract is geen eindpunt. Het is het begin van een samenwerking. En juist in die samenwerking wil je grip houden op afspraken, kosten, kwaliteit en veranderingen. Dat is waar contractmanagement om draait.

Wat is contractmanagement?

Contractmanagement betekent dat lopende contracten actief worden beheerd.
Niet alleen bewaren wat er ooit is afgesproken, maar blijven controleren of die afspraken nog kloppen, worden nagekomen en passen bij de praktijk van vandaag.

Dat klinkt misschien vanzelfsprekend, maar in de praktijk is dat het lang niet altijd, contractmanagement sneeuwt vaak onder in de waan van de dag.

Een school krijgt er een extra lokaal bij. Een ruimte wordt anders gebruikt. Een leverancier rekent meerwerk. Een indexatie wordt doorgevoerd. Een abonnement loopt stilletjes door. Of er komt een factuur binnen voor werkzaamheden waarvan niemand precies weet of ze al in het contract zaten.

Dan is het fijn als iemand meekijkt die weet wat er is afgesproken, wat marktconform is en wanneer er actie nodig is.

Na een aanbesteding begint het echte werk

Bij veel organisaties ligt de nadruk op de aanbesteding. Daar komt uiteindelijk een contract uit. Maar daarna moet dat contract ook gaan werken.

Wordt er geleverd wat is afgesproken?
Wordt er gefactureerd volgens de juiste tarieven?
Zijn extra werkzaamheden echt extra?
Klopt de indexatie?
Wanneer loopt het contract af?
Is verlengen verstandig, of is opnieuw de markt opgaan interessanter?

Goed contractmanagement zorgt ervoor dat dit soort vragen niet pas worden gesteld als er iets misgaat. Je houdt continu zicht op de afspraken en stuurt bij waar nodig.

Prijzen staan onder druk

Contractmanagement is op dit moment extra actueel. Tarieven stijgen, indexaties vallen hoger uit en personeelskosten drukken zwaarder op veel dienstverlening. Denk bijvoorbeeld aan cao verhogingen bij schoonmaak, beveiliging of andere facilitaire diensten.

Soms zijn prijsstijgingen terecht. Soms passen ze bij de markt. Maar soms ook niet, of niet volledig.

Daarom is het belangrijk om indexaties en meerwerkoffertes goed te controleren. Niet om leveranciers dwars te zitten, maar om zeker te weten dat de kosten passen bij het contract, de gemaakte afspraken en de huidige markt.

Spookfacturen en slapende contracten

Een van de grootste voordelen van goed contractmanagement is dat je ziet waar geld weglekt.

Dat kan groot zijn, maar vaak zit het juist in de kleine dingen. Een oud ICT abonnement dat niemand meer gebruikt. Een telefoniecontract dat stilletjes doorloopt. Een dubbele factuur. Een toeslag die niet is afgesproken. Of werkzaamheden die eigenlijk al binnen het bestaande contract vallen, maar toch apart worden gefactureerd.

Los lijken dat kleine bedragen. Maar opgeteld, en verspreid over meerdere jaren, kan het flink oplopen.

Zeker bij organisaties met meerdere locaties gebeurt dit sneller dan je denkt. Een schoolbestuur met 20 locaties, een gemeente met verschillende afdelingen of een zorgorganisatie met meerdere panden heeft al snel veel leveranciers, veel facturen en veel uitzonderingen. Zonder overzicht raak je dan grip kwijt.

Ook operationeel wil je grip

Contractmanagement gaat niet alleen over geld. Het gaat ook over de uitvoering.

Neem nu schoonmaak als voorbeeld. Hoe vaak wordt er schoongemaakt? Welke ruimtes vallen onder het contract? Wat gebeurt er als een lokaal wordt verbouwd of een extra ruimte in gebruik wordt genomen? Wordt dat netjes aangepast in het contract en de facturatie?

Of glasbewassing. Staat glasbewassing in het contract, maar wil je ook een keer de dakgoten laten doen? Dan is de vraag: valt dat onder de bestaande afspraken, of is het meerwerk? En als het meerwerk is, klopt het tarief dan?

Goed contractmanagement zorgt dat je niet alleen betaalt wat is afgesproken, maar ook krijgt wat is afgesproken.

Voor wie is contractmanagement interessant?

In principe heeft iedere organisatie met meerdere leveranciers baat bij contractmanagement. Maar het is vooral interessant voor organisaties waar veel contracten lopen, veel locaties zijn of weinig interne capaciteit beschikbaar is.

Denk aan schoolbesturen, gemeenten, zorginstellingen, woningcorporaties en andere aanbestedingsplichtige organisaties.

Bij gemeenten speelt bovendien nog iets extra’s: er wordt gewerkt met gemeenschapsgeld. Dan wil je zeker weten dat iedere euro goed wordt besteed en dat de organisatie krijgt waarvoor wordt betaald.

Bij schoolbesturen ligt de uitdaging vaak in de combinatie van veel locaties en een kleine centrale afdeling. Er verandert continu iets op locatie, terwijl contracten centraal beheerd moeten worden. Juist dan is overzicht essentieel.

Goedkoop is niet altijd goedkoper

Een herkenbaar voorbeeld: Een collega koopt zelf even pennen bij de Action, omdat ze daar tien cent goedkoper zijn dan in de webshop bij de vaste leverancier, én die Action zit om de hoek dus daar wandelen we zo even heen.

Dat lijkt slim.
Maar vervolgens zijn we die medewerker zomaar een half uur kwijt, daarna moet er een bonnetje worden gedeclareerd, verwerkt, gecontroleerd en administratief afgehandeld.

Bovendien wordt er buiten de gemaakte afspraken om ingekocht en benadelen we daarmee ook de positie van de leverancier. Die tien cent voordeel is dan al snel verdwenen.

Goede contractafspraken zijn er niet voor niets. Ze zorgen voor duidelijkheid, bundeling, controle en minder losse handelingen. Contractmanagement helpt om daar scherp op te blijven.

Wat kun je nú zelf doen?

Met een paar korte en makkelijke tips heb jij al snel een deel van contractmanagement onder controle. Het begint met opletten waar geld wegsijpelt.

- Open je internetbankieren en kijk eens naar de uitgaven van de afgelopen 6 maanden:
Herken je alles, of zitten er afschrijvingen bij die je niet kan plaatsen.

- Doe ditzelfde met je creditcard, vaak lopen online abonnementen via creditcards en deze afschriften zijn moeilijk terug te vinden.

- Open de facturen van jouw ICT leverancier. Hoeveel abonnementen heb je en hoeveel medewerkers? Zijn er wellicht nog slapende e-mailadressen of telefoonnummers die worden gefactureerd maar al lange tijd niet meer worden gebruikt.

- Bekijk de overeenkomst van je schoonmaakpartij eens, hoe vaak horen ze langs te komen en welke ruimtes horen ze allemaal mee te nemen. Ga dan eens na of dat ook echt gebeurd.

Grip begint met inzicht

Een contract in de la levert niets op. Pas als je actief stuurt op afspraken, kosten en kwaliteit, haal je eruit wat erin zit.

Goed contractmanagement geeft grip. Op leveranciers, op facturen, op looptijden, op begrotingen en op de uitvoering. Het voorkomt verrassingen en zorgt dat geld niet ongemerkt uit de organisatie wegsijpelt.

Wil je zelf starten? Begin met het verzamelen van je lopende contracten en controleer waar je geld naartoe gaat.

Liever direct goed inzicht? Dan kijken onze collega’s graag met je mee naar je contracten, leveranciers en afspraken. Zo weet je precies wat er loopt, waar risico’s zitten en waar mogelijk winst te behalen is.