Inzicht in de inkoopuitgaven van jouw organisatie kan helpen op verschillende vlakken. Met onze spendanalyse, verzamelen we data en informatie die betrekking hebben op jouw inkoopuitgaven. Deze informatie kan vervolgens gebruikt worden voor het professionaliseren en eventueel verbeteren van het inkoopproces. Daarnaast is het mogelijk om de spendanalyse te gebruiken voor het in gang zetten van veranderingen.

Als gevolg van een goede spendanalyse, stellen we samen een stappenplan op waarmee het inkoopproces verbeterd kan worden. Daarvoor kijken we op het vlak van prijs en kwaliteit naar de aanbieders, onderzoeken we welke pakketten er gebundeld kunnen worden en zorgen we voor efficiëntere inrichting van de huidige inkooptrajecten. Hierdoor is het in veel gevallen ook mogelijk om besparingen op inkoop te realiseren.

We geven je graag eerst duidelijkheid door uit te leggen wat een spendanalyse is. Letterlijk vertaald gaat het hier om een analyse van de uitgaven van een organisatie, specifieker de inkoopuitgaven. Als inkoopadviesbureau onderzoeken wij samen met jou hoe de inkoop van jouw organisatie geoptimaliseerd kan worden. Daarvoor zetten we een spendanalyse in.

Een spendanalyse is een onderzoek waarmee facturen en inkooporders tegen het licht worden gehouden om informatie te verzamelen. Je kunt dan denken aan informatie en gegevens over de omvang van jouw leveranciers, inkooppakketten en afnemers. Uiteindelijk is het de bedoeling om een beeld te krijgen van wie, wat, waar inkopen doet. Met deze informatie kan er vervolgens advies gegeven worden om besparingen te realiseren.

Het is dus eerst belangrijk om te kijken naar wie de inkoop doet binnen een organisatie. Gaat het om meerdere personen, op verschillende afdelingen en doen ze verschillende soorten aankopen? Als dit in beeld is, dan kan er gekeken worden of de inkoop bij deze mensen volgens het gestelde inkoopbeleid verloopt. De resultaten kunnen gebruikt worden om afspraken beter vast te leggen en de inkoop te stroomlijnen.

Een volgend belangrijk onderdeel van een spendanalyse is tegen het licht houden wat er wordt ingekocht. Het gaat dan om het in kaart brengen van welke diensten en producten er ingekocht worden. Dit wordt in de spendanalyse opgedeeld in verschillende categorieën, waarmee we in beeld brengen vanuit welke branches de inkoop plaatsvindt. Zo is het uiteindelijk mogelijk om een helder overzicht te krijgen en kunnen eventueel bepaalde inkopen gebundeld worden.

Tot slot is het belangrijk om leveranciers in beeld te brengen, dus waar er wordt ingekocht. Hiermee worden het totale aantal leveranciers onderzocht en worden de leveranciers gerangschikt. Hierdoor krijgen we duidelijkheid over de mate waarin producten of diensten worden afgenomen bij jouw leveranciers.

Het uitvoeren van een spendanalyse bestaat globaal gezien uit een aantal stappen. Door de juiste voorbereiding en een vaste route te bewandelen, zorgen we voor een gedegen onderzoek en de verzameling van alle benodigde gegevens. Het begint allemaal met het verzamelen van gegevens. Alle gegevens en documenten die betrekking hebben op inkoopuitgaven worden samengebracht op 1 plek. Deze gegevens bestaan uit geboekte uitgaven in de administratie zoals grootboeknummers, kostensoorten, crediteurnaam, etc.

Als alle data verzameld is, dan wordt er gekeken naar dubbele gegevens. Het komt vaak voor dat leveranciers op verschillende manieren aanwezig zijn in de administratie, maar dan onder een andere naam. Dit kan bijvoorbeeld doordat de bedrijfsnaam van de leverancier verkeerd gespeld wordt of dat de rechtsvorm van het bedrijf wel of niet genoteerd is. Door te ontdubbelen, krijgen we een compleet overzicht van alle daadwerkelijke leveranciers.

Alle uitgaven kunnen vervolgens verdeeld worden in verschillende categorieën voor inkoop. Daardoor kunnen producten en diensten die worden ingekocht inzichtelijk gemaakt worden. De informatie die je vervolgens beschikbaar hebt biedt inzicht op verschillende vlakken en maakt analyse mogelijk. Daar komen de eerdergenoemde wie, wat en waar in beeld. Wie doet de inkopen, wat wordt er gekocht en bij welke leveranciers wordt dit gedaan. Dit biedt vaak mogelijkheden om inkopen te combineren bij 1 of slechts enkele leveranciers.

Tot slot wordt alle informatie die verzameld is samengebracht in een spendrapportage. Met dit rapport krijg je inzicht in:

• Het totale aantal leveranciers en facturen;
• De ranking van de leveranciers;
• De verdeling van de categorieën in subcategorieën;
• De verdeling van de spend naar business unit of profitcenter;
• Een spreidingsdiagram waarbij elke categorie wordt afgezet in aantal leveranciers en transactiegrootte.

De uitkomsten van de spendrapportage worden beoordeeld op kwaliteit. Zo zorgen we ervoor dat er duidelijkheid is over de leveranciers die het belangrijkst zijn voor jouw organisatie en dat er geen leveranciers over het hoofd worden gezien. Met de uitkomsten kan het inkoopproces geoptimaliseerd worden. Dat maakt het mogelijk om samen te bepalen welke contracten er opnieuw aanbesteed moeten worden. Dat wordt gedaan aan de hand van (Europese) aanbestedingsregels, zodat er ook gekeken kan worden naar de beste manier om dit te doen.

Het laten uitvoeren van een spendanalyse door Alpha heeft veel verschillende voordelen. Dit kunnen we verdelen in voordelen op de korte termijn en op de lange termijn. We beginnen met de voordelen voor jouw organisatie op de korte termijn. Directe voordelen van een spendanalyse door Alpha zijn:

• Inzicht in uitgaven die onlangs zijn gedaan, leveranciers, productgroepen en afdelingen waar de uitgaven zijn gedaan;
• Je krijgt duidelijke informatie die gebruikt kan worden voor het realiseren van kostenbesparingen;
• Toetsing of de inkoop juridisch gezien op orde is of waar nodig aangepast moet worden;
• Overzicht van recente managementinformatie.

Voordelen op de lange termijn komen ook voort uit een spendanalyse. Deze zijn onder andere: 

• Een middel waarmee de strategie van de organisatie kan worden geoptimaliseerd;
• Inzage in de ontwikkelingen van jouw bedrijf;
• Informatie die gebruikt kan worden voor het vergelijken van jouw organisatie met andere partijen;
• Verbeteringen, aanpassingen en vernieuwingen binnen het bedrijf doorvoeren op de lange termijn.

Een spendanalyse kan aantrekkelijk zijn voor jouw organisatie in verschillende opzichten. Alpha zorgt ervoor dat jij bezig kunt zijn met de bedrijfsvoering, zoals de bedoeling is. Wij zorgen samen voor het onderzoek en de bijbehorende spendanalyse. Aan de hand van de rapportage die daaruit voortvloeit, brengen we adviezen uit en ondersteunen we in het proces van optimalisatie voor jouw organisatie. We gaan graag om tafel om de mogelijkheden te bespreken. Met een spendanalyse voorbeeld kunnen we het proces en de verwachte uitkomsten toelichten en verduidelijken.