Het programma van eisen (PvE) is een document waarin informatie en eigenschappen worden vastgelegd, waaraan een aanbesteding moet voldoen. Zodra het PvE kenbaar wordt gemaakt, krijgen leveranciers de mogelijkheid om in te schrijven op de aanbesteding. Wat is een PvE nu eigenlijk, wat moet erin staan en waarom is een PvE belangrijk? Dat leggen we je graag uit.

Een opdrachtgever kan met een programma van eisen zijn wensen en voorwaarden voor een aanbesteding of project vastleggen. Door vooraf wensen en eisen vast te leggen, zorg je voor duidelijkheid, met als doel om alle betrokken partijen hetzelfde beeld te geven. Om tot een goed document te komen, moeten er vragen beantwoord worden. Je kunt dan denken aan vragen over het gewenste resultaat, waar het resultaat juist niet aan moet voldoen, de invulling van het gebruik, etc. In principe leg je met dit document vast hoe het resultaat eruit moet komen te zien. Dit kan wordt na afloop ook gebruikt om te toetsen of er aan de wensen en eisen is voldaan.

Het opstellen van een document met eisen is belangrijk om verschillende redenen. De basis van het programma van eisen is duidelijkheid bieden aan alle partijen die betrokken zijn bij de aanbesteding. De opdrachtgever stelt zijn wensen en voorwaarden voor de uitvoering voor de te leveren producten en/of diensten op, zo weet de leverancier wat er van hem of haar verwacht wordt. 

Daarnaast geeft een PvE duidelijkheid over het financiële plaatje door kaders te stellen. Leveranciers kunnen aan de hand van een PvE tonen dat ze voldoen aan de verwachtingen en de opdrachtgever kan dit gebruiken om te toetsen of alles naar verwachting is uitgevoerd. In het kort stel je een PvE op om:

• De gewenste oplossing te omschrijven;
• Duidelijkheid te geven over de functies van de oplossing;
• Doelstellingen vast te leggen;
• Een juridisch kader te bieden;
• Kaders te stellen voor het financiële plaatje;
• De basis te leggen voor de acceptatie;
• De basis te leggen voor de evaluatie.

Het is belangrijk dat het PvE duidelijkheid geeft aan alle betrokken partijen, daar wordt het immers voor gemaakt. Er zijn een aantal regels die belangrijk zijn om in gedachten te houden bij het opstellen van een PvE. Om te beginnen moet het een compleet document zijn, alle eisen moeten erin staan. Dat betekent ook dat de eisen in het document eenduidig moeten zijn. Ze moeten zo gemaakt worden dat ze maar op 1 manier opgevat kunnen worden. De eisen die gesteld worden moeten zelf ook volledig zijn. Dat houdt in dat er duidelijke omschrijvingen worden gemaakt, die tot in detail zijn uitgewerkt. Hiermee voorkom je dat betrokkenen een eigen invulling geven aan de eisen.

Naast de regels die gevolgd moeten worden, is het PvE bedoeld voor het kenbaar maken van de wensen en eisen van een opdrachtgever. Er zijn verschillende soorten wensen die in dit document vastgelegd kunnen worden. Daarvoor zijn de randvoorwaarden erg belangrijk. Randvoorwaarden maken duidelijk waar de betrokken zich aan dienen te houden en wat juist niet de bedoeling is. 

De functionaliteit van de gewenste oplossing is van groot belang. Daarom kunnen er functionele wensen en eisen worden toegevoegd. Hiermee laat je weten wat de oplossing moet bieden en wat je ermee kunt doen. Wensen voor het gebruik kunnen vervolgens worden vastgelegd. Uiteraard zijn er meerdere wensen en eisen die in een PvE opgenomen kunnen worden. Als er specifieke eisen zijn, dan worden deze in overleg op een duidelijke en correcte manier toegevoegd aan het document.

Voor het opstellen van een PvE worden verschillende stappen genomen. Hieronder lees je welke stappen dat zijn:

1. Bepalen van het gewenste resultaat

Om te beginnen moet er in beeld worden gebracht welk resultaat de opdrachtgever voor ogen heeft. Dat moet tot in detail worden uitgelegd, zodat daar geen onduidelijkheden over kunnen ontstaan.

2. Beschrijven van de functies van het resultaat

Hiermee omschrijf je tot in detail wat de functie van het resultaat moet zijn. Hoe moet het gebruikt kunnen worden, op welke plekken, hoe vaak wordt er gebruik van gemaakt, etc.

3. Omschrijven wat het resultaat niet moet kunnen of doen

Vervolgens is het ook belangrijk om te beschrijven wat het resultaat juist niet moet kunnen of waar het niet voor bedoeld is. Het doel hiervan is om het beeld zo duidelijk mogelijk af te kaderen.

4. Vastleggen welke juridische eisen er gesteld worden

Hiermee wordt duidelijk gemaakt aan welke wettelijke eisen het resultaat moet voldoen.

5. Omschrijven van de gebruikerswensen

Met de gebruikerswensen maak je kenbaar hoe de producten of diensten gebruikt moeten kunnen worden. Dit moet tot in detail worden uitgewerkt, inclusief de de wensen waarmee duidelijk wordt wat gebruikers er juist niet mee moeten kunnen doen.

6. Beschrijven van eventuele beperkingen

Door eventuele beperkingen te beschrijven, kunnen betrokken partijen inspelen op veranderingen als die aan de orde zijn.

7. Prioriteren van wensen en eisen

Tijdens deze stap worden de wensen en eisen uit het programma op volgorde van belangrijkheid gezet.

8. Onderzoek naar tegenstrijdigheden

Door te onderzoeken of er eisen zijn die tegenstrijdig zijn met elkaar, kunnen er aanpassingen gedaan worden of eventueel eisen worden geschrapt. De prioriteit van de eisen kan daarbij uitkomst bieden.

9. Financiële kaders stellen

Op dit punt wordt vastgesteld wat de verwachte kosten zijn en of de eisen die gesteld worden betaald kunnen worden met het gestelde budget.

10. Documenteren

Als alle informatie verzameld, geanalyseerd en op de juiste manier is opgesteld, kan het worden samengevoegd in een document. Dit document is het daadwerkelijke programma van eisen.

Zoals je leest is een PvE een belangrijk document, als je een aanbesteding wilt doen. Bij Alpha zijn wij hierin gespecialiseerd en kunnen we jou ondersteunen bij het opstellen van dit document. We doorlopen in samenspraak met jou de stappen en stellen vervolgens het document op de juiste manier op. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden, wil je een programma van eisen voorbeeld zien of wil je meer informatie? Dan helpt Alpha je graag verder.