Contractmanagement gaat een stap verder/dieper: je combineert contractbeheer met prestatiemanagement en relatiebeheer. Doel van contractmanagement is om ervoor te zorgen dat de afgesloten contracten volledig worden benut en leveranciersprestaties continu verbeterd/geoptimaliseerd worden.

Door goed contractmanagement uit te voeren haal je maximaal rendement uit je contracten en daag je je leveranciers uit om steeds maximaal te blijven presteren. Bij het niet uitvoeren van  contractmanagement, wordt een leverancier niet getoetst ten opzichte van verwachtingen/afspraken en dus niet (tijdig) bijgestuurd. Dit leidt in veel gevallen tot extra kosten, verhoogde risico’s, procesverstoringen of mindere prestaties en dus ontevredenheid bij de eindgebruiker.

Het resultaat van goed contractmanagement is dat de contractdoelstellingen worden behaald en de benodigde en betaalde diensten/leveringen in lijn liggen met de gecontracteerde en de geleverde diensten. Deze vraag is dus eigenlijk te beantwoorden met een nieuwe vraag: ‘wat is ongestoorde bedrijfsvoering waard?’

Contractmanagement levert grip en duidelijkheid op, middels:

• de continue bijsturing op een contract zodat de levering/dienst altijd bijdraagt aan de organisatiedoelstellingen en passend blijft in veranderende omstandigheden;
• belanghebbenden zijn in kaart gebracht en worden tijdig en juist geïnformeerd;
• de risico’s zijn in beeld en worden proactief geminimaliseerd;
• duidelijkheid in verplichtingen van zowel opdrachtgever als opdrachtnemer;
• bewaking van geplande t.o.v. de werkelijke kosten;
• wie overlegt wat, wanneer, met wie?
  (bijvoorbeeld prestaties in de afgelopen periode, contractwijzigingen, ontwikkelingen bij opdrachtgever/opdrachtnemer, uitkomsten van tevredenheidsmetingen, status en kwaliteit van diensten/leveringen, facturatie/indexering).

• beoordelen van offertes a.d.h.v. contractuele afspraken;
• leveranciersbeoordeling;
• beoordelen van managementinformatie;
• controleren van de Kritische Prestatie Indicatoren (KPI’s)/prestatieafspraken;
• periodiek overleg (zowel op tactisch als op strategisch niveau) met opdrachtgever en leverancier waarin onder andere wordt besproken:
  • de algemene tevredenheid van beide partijen
  • de afgesproken KPI’s/prestatieafspraken (eventueel door middel van managementrapportages) ten opzichte van geleverde prestaties
  • de kwaliteit van de dienstverlening
  • contractaanpassingen
  • financiële zaken omtrent het contract
  • planning met betrekking tot taken voor de komende periode;
• gevraagd (en ongevraagd) advies leveren, bijvoorbeeld over de actualiteit van het contract ten opzichte van huidige marktontwikkelingen;
• ondersteuning bij calamiteiten.