Stel; er is een inkoopbehoefte, maar geen of een aflopend contract. In dat geval moet ingekocht worden. Hoe je deze inkoop dient te organiseren, hangt van meerdere factoren af, namelijk of jouw organisatie een aanbestedende dienst is en de verwachtte uitgaven aan het betreffende inkooppakket. Belangrijk is dat jouw organisatie bij haar inkopen voldoet aan de gestelde en van toepassingen zijnde wet- en regelgeving.
Wanneer jouw organisatie een aanbestedende dienst betreft, heb je vaak te maken met aanbestedingen. Een aanbesteding is een inkooptraject met geldende wet- en regelgeving; leveranciers worden uitgenodigd om op basis van een bestek een offerte in te dienen voor de opdracht. Na sluiting van de termijn, wordt de opdracht gegund aan de leverancier die het beste voldoet aan de vooraf bekende inschrijvingsnormen.
Europees aanbesteden
Europese aanbestedingen
Europese aanbestedingen zijn procedures die moeten worden gevolgd voor overheidsopdrachten boven een bepaalde drempelwaarde, vastgesteld door de Europese Unie. Deze procedures zijn ontworpen om een eerlijke en transparante competitie over de grenzen heen te bevorderen, waarbij aanbieders uit alle EU-lidstaten gelijke kansen krijgen.
Alpha helpt uw organisatie bij:
- Het navigeren van de Europese aanbestedingsregels: wij zorgen ervoor dat jouw aanbestedingsprocedures voldoen aan de EU-richtlijnen en nationale wetgeving.
- Opstellen van documentatie: van het programma van eisen (PvE) tot het aanbestedingsdossier, wij ondersteunen bij het opstellen van alle benodigde documentatie.
- Selectieproces: wij begeleiden je bij het evalueren van inschrijvingen en het selecteren van de meest geschikte aanbieding, gebaseerd op de vooraf gestelde criteria, zoals de beste prijs-kwaliteitverhouding.
Meervoudig onderhands aanbesteden
Meervoudig onderhandse aanbestedingen
Bij meervoudig onderhandse aanbestedingen, waarbij de geraamde waarde van de opdracht onder de EU-drempel ligt, biedt Alpha expertise om jouw proces te begeleiden volgens de geldende wet- en regelgeving.
Onze diensten omvatten:
- Inkoopstrategie: advies over het kiezen van de juiste aanbestedingsstrategie en het bepalen van het aantal uit te nodigen partijen.
- Marktonderzoek: identificeren van geschikte leveranciers om een competitief en eerlijk selectieproces te waarborgen.
- Opstellen van documentatie: van het programma van eisen (PvE) tot het aanbestedingsdossier, wij ondersteunen bij het opstellen van alle benodigde documentatie.
- Selectieproces: wij begeleiden je bij het evalueren van inschrijvingen en het selecteren van de meest geschikte aanbieding op basis van de vooraf gestelde criteria.
Private inkooptrajecten
Waar aanbesteden voornamelijk komt vanuit de publieke sector, merken we dat steeds meer organisaties die vallen onder de private sector bij ons komen, zoals woningcorporaties, zorginstellingen of commerciële organisaties. Ook deze organisaties helpen wij graag met inkooptrajecten.
Onze aanpak voor jouw aanbesteding/inkooptraject
Aanpak
We starten met het globaal bespreken van de aanbesteding/het inkooptraject en de bijbehorende werkzaamheden om die vervolgens samen om te zetten in een concrete planning. Op deze wijze is een ieder die betrokken is bij het project, op de hoogte van wat, wanneer moet worden uitgevoerd en waar we staan in het project. Alpha zorgt ervoor dat de gemaakte afspraken worden nagekomen.
Brainstormsessies
Doel van een aanbesteding/inkooptraject is een partner te contracteren die de gewenste (kwaliteit van de) dienstverlening levert. De brainstormsessie is bedoelt om wensen, behoeften en eisen van de verschillende gebruikers te inventariseren. Om die reden is het fijn dat niet alleen de werkgroep, maar ook een aantal andere belanghebbenden aansluiten. Alpha zal deze brainstormsessie leiden door o.a. opties voor te leggen d.m.v. praktijkvoorbeelden en vragen te stellen. Op deze manier wordt zoveel mogelijk informatie verzameld om de gewenste situatie in kaart te brengen, wat de basis vormt voor een toekomstbestendig bestek.
Bestek
Naar aanleiding van de brainstormsessie/eerste bijeenkomst zal Alpha de verkregen informatie verwerken in het bestek. Het bestek bestaat o.a. uit het beschrijvend document met daarin een beschrijving van de opdracht inclusief de bijbehorende planning, de overeenkomst waarin juridische aspecten en praktische zaken staan vastgelegd en het inschrijfbiljet waarin de inschrijvers hun prijzen kenbaar kunnen maken. Indien gewenst, maken wij alvast een voorcalculatie, welke jullie op kunnen nemen in de begroting om zo rekening te kunnen houden met toekomstige uitgaven. Verschillende leveranciers hebben aangegeven ons bestek erg praktisch en MKB-vriendelijk te vinden; dat vinden wij belangrijk!
Voortgang
Na publicatie van het bestek, kunnen inschrijvende partijen hierover vragen stellen in de zogeheten Nota van Inlichtingen. Alpha zal de gestelde vragen in concept beantwoorden om deze vervolgens te bespreken met de werkgroep. De definitieve antwoorden zal Alpha publiceren. Na afronding van de Nota van Inlichtingen worden offertes ingediend en zorgt Alpha voor de ‘kluisopening’; het verwerken en controleren van de ingediende gegevens en het begeleiden van het consensusgesprek waarin de projectgroep de kwaliteit van de inschrijving beoordeelt. Na de beoordeling worden de ingediende prijzen bekend gemaakt en is de winnaar van de aanbesteding/het inkooptraject bekend. Alpha zorgt voor het opstellen van de gunnings- en afwijzingsbrieven en voor het uiteindelijk aanleveren van een compleet aanbestedings- of inkoopdossier.
Doelen
Met de begeleiding van Alpha kies je voor een onafhankelijk adviesbureau, die met ervaren inkoopadviseurs ervoor wil zorgen dat:
- de uiteindelijk gesloten overeenkomst bijdraagt aan de doelstelling(en) van de opdrachtgever en optimaal partnerschap faciliteert tussen opdrachtgever en leverancier
- contracten worden afgesloten die voldoen aan de gestelde wet- en regelgeving en marktconform zijn.
Waarom je aanbesteding/inkooptraject laten begeleiden door Alpha?
Een aanbesteding organiseren is niet eenvoudig. Je wordt geconfronteerd met complexe wet- en regelgeving waarvoor specifieke juridische kennis vereist is. Bovendien is het verstandig om in deze procedures te weten hoe de markt en materie in elkaar zit en welke factoren een rol spelen bij jouw aanbesteding. Wij hebben uitgebreide ervaring met - en kennis van - het organiseren van aanbestedingen in bijna alle facilitaire segmenten. Onze deskundige adviseurs zijn niet alleen procesdeskundig, maar ook materiedeskundig: ze kennen de verschillende markten en branches, hebben uitgebreide juridische kennis en jarenlange ervaring met aanbestedingen. Ze begeleiden je vanaf de eerste inventarisatie tot aan de uiteindelijke afronding en implementatie.
- Diepgaande kennis: alpha's team heeft uitgebreide ervaring met zowel Europese als meervoudig onderhandse aanbestedingsprocedures.
- Compliance en transparantie: we zorgen ervoor dat uw aanbestedingsprocessen voldoen aan alle relevante wet- en regelgeving, terwijl we transparantie en eerlijkheid waarborgen.
- Maatwerk: onze aanpak is altijd op maat gemaakt om te voldoen aan de unieke eisen en doelstellingen van jouw organisatie.
