Stichting Ronduit Onderwijs uit Alkmaar heeft 18 locaties voor het openbaar basisonderwijs en daarnaast nog 9 locaties voor het voortgezet speciaal onderwijs. De vraag naar geschikt en gekwalificeerd personeel wordt ook voor Ronduit steeds lastiger, waardoor zij gebruik moeten maken van detacheringsbureaus. Inhuur van personeel is voor Ronduit een dusdanige kostenpost, dat hiervoor een Europese aanbesteding in de markt moest worden gezet. Alpha heeft naar alle tevredenheid al meerdere aanbestedingen voor Ronduit uitgevoerd; Ronduit vroeg ons daarom ook of wij hen konden begeleiden bij hun Europese aanbesteding voor de inhuur van personeel. 

Tweedeling in de aanbesteding

We zijn gestart met het in kaart brengen van de huidige situatie. Zo hebben we gekeken naar wat Stichting Ronduit nu uitgeeft aan de inhuur van personeel en op welke manier we de aanbesteding in de markt konden zetten. We hebben de aanbesteding opgedeeld in twee percelen: perceel 1 voor het onderwijzend personeel in het primair onderwijs, perceel 2 voor het onderwijzend personeel in het voortgezet speciaal onderwijs. Daarin is bewust een knip gemaakt omdat leveranciers vaak gespecialiseerd zijn in of meer ervaring/kandidaten hebben in ofwel het basisonderwijs, ofwel het speciaal onderwijs. 

Naast detachering ook zelfstandigen

Ook is in de aanbesteding opgenomen dat personeel via meerdere opties ingehuurd kan worden, namelijk: op basis van uitzenden, detacheren of ZZP. Je ziet dat steeds meer onderwijskrachten werken als ZZP’er. In de aanbesteding is aangegeven dat uitzenden en detachering wel de voorkeur heeft. Echter is een geschikte en gekwalificeerde kandidaat het belangrijkste. Op het moment dat er geen geschikte kandidaat is op uitzend- of detacheringsbasis, kan dit met een ZZP’er worden opgelost. Voor de eventuele inzet van ZZP’ers hoeft Ronduit nu geen nieuwe aanbesteding in de markt te zetten. 

Zelf personeel aanleveren

Ronduit wilde de mogelijkheid hebben om eigen sollicitanten ook onder te kunnen brengen bij het wervings- of detacheringsbureau. Dit hebben we apart opgenomen in het inschrijfbiljet, waardoor we daar een lager tarief voor hebben gekregen. Want wanneer Stichting Ronduit zelf mensen aanlevert, scheelt dat tijd – en geld – voor het detacheringsbureau. 

Afwijkende raamovereenkomst

We hebben de duur van het contract gezet op zes jaar: vier vaste jaren en twee optiejaren. Normaal gesproken duurt een raamovereenkomst vier jaar. Omdat het hier echter gaat om de inhuur van personeel, hebben wij ervoor gekozen dit te verlengen. Een detacheringspartner moet Ronduit leren kennen, evenals de specifieke locaties. Dit vergt tijd en een wederzijdse investering om de samenwerking steeds makkelijker en efficiënter te laten verlopen. Geschikt en gekwalificeerd onderwijzend personeel is de belangrijkste succesfactor van een school. Door een raamovereenkomst te sluiten van zes jaar, is er voldoende tijd om een duurzame relatie/partnerschap op te bouwen tussen de leverancier en Stichting Ronduit. 

Kwaliteit

Om de kwaliteit te kunnen beoordelen hebben we voor deze aanbesteding twee casussen uitgewerkt. In casus 1 hebben we de leveranciers gevraagd wat Ronduit kan verwachten m.b.t. de dienstverlening. We hebben uitgelegd dat Ronduit behoefte heeft aan gekwalificeerd en geschikt personeel om (onvoorziene) omstandigheden zoals ziekte en/of (zwangerschaps)verlof op te vangen. We hebben de inschrijvers o.a. gevraagd naar hun kennis en ervaring, hoe ze omgaan met een aanvraag en hoe ze communicatie en administratie rondom inhuur van personeel hebben geregeld. In casus 2 zijn we o.a. ingegaan op de vraag hoe inschrijvers toetsen of iemand geschikt is en beschikt over de juiste diploma’s, werkervaring en bevoegdheid.  

Verdiepende presentatie

De casussen waren voor zowel primair- als speciaal onderwijs gelijk. Waarbij we wel hebben aangegeven dat er ook een verschil gemaakt mag worden in de twee soorten onderwijs. Nadat de ingestuurde casussen waren beoordeeld, werden de inschrijvers die nog in aanmerking kwamen voor de gunning, uitgenodigd om een presentatie geven. De presentatie bestond uit een toelichting op de ingediende casus, verdiepingsvragen op basis van de ingediende casus en een aantal open vragen die voor iedere partij gelijk en vooraf bekend waren. 

Drie partijen per perceel 

Na de beoordeling zijn er per perceel drie partijen gecontracteerd. Doel van de aanbesteding was dat er geschikt en gekwalificeerd personeel wordt geleverd. Door meerdere partijen te contracteren, is de kans van leveren veel groter. Wanneer je met slechts één leverancier een overeenkomst sluit en zij kunnen niemand leveren, heb je een probleem. Om die reden zijn per perceel drie raamovereenkomsten gesloten, waarbij de nummer één per perceel preferred supplier is en een voorsprong heeft van 24 uur op de andere twee partijen. Deze partij krijgt de aanvraag als eerste binnen en krijgt daarmee de kans om deze binnen 24 uur in te vullen. Lukt dat niet, dan wordt de aanvraag gelijktijdig naar de andere twee partijen doorgespeeld. Voor perceel 1 zijn gecontracteerd: Dit Is Wijs (preferred supplier), Derec en Daan. Voor perceel 2 zijn gecontracteerd: Dit Is Wijs (preferred supplier), Derec en Roler.