Het programma van eisen (PvE) is een document dat de functionele en technische vereisten beschrijft, waaraan een product of dienst moet voldoen.
Wat is een PvE nu eigenlijk, wat moet erin staan en waarom is een PvE belangrijk? Dat leggen we je graag uit.
Wat is een programma van eisen?
Een opdrachtgever kan met een programma van eisen zijn eisen en voorwaarden aan een product of dienst vastleggen. Door vooraf eisen vast te leggen, zorg je dat alle belanghebbenden hetzelfde beeld hebben van wat er moet worden bereikt. Om tot een goed document te komen, moeten er vragen beantwoord worden. Je kunt dan denken aan vragen over het gewenste resultaat, maar ook vragen over welke eisen worden gesteld aan bijvoorbeeld communicatie, garantie, levensduur, facturatie, etc. Het PvE kan na afloop worden gebruikt om te toetsen of aan de eisen is voldaan.
Waarom een programma van eisen?
Het opstellen van een document met eisen is belangrijk om verschillende redenen. De basis van het programma van eisen is duidelijkheid bieden aan alle partijen die betrokken zijn bij de aanbesteding. De opdrachtgever stelt zijn eisen en voorwaarden voor de uitvoering voor de te leveren producten en/of diensten op, zo weet de leverancier wat er van hem of haar verwacht wordt.
Daarnaast geeft een PvE duidelijkheid over het financiële plaatje door kaders te stellen. Leveranciers kunnen aan de hand van een PvE tonen dat ze voldoen aan de verwachtingen en de opdrachtgever kan dit gebruiken om te toetsen of alles naar verwachting is uitgevoerd. In het kort stel je een PvE op om:
- De gewenste oplossing te omschrijven;
- Duidelijkheid te geven over de functies van de oplossing;
- Doelstellingen vast te leggen;
- Een juridisch kader te bieden;
- Kaders te stellen voor het financiële plaatje;
- De basis te leggen voor de acceptatie;
- De basis te leggen voor de evaluatie.
Wat moet in een programma van eisen staan?
Het is belangrijk dat het PvE duidelijkheid geeft aan alle betrokken partijen, daar wordt het immers voor gemaakt. Er zijn een aantal regels die belangrijk zijn om in gedachten te houden bij het opstellen van een PvE. Om te beginnen moet het een compleet document zijn, alle eisen moeten erin staan. Dat betekent ook dat de eisen in het document eenduidig moeten zijn. Ze moeten zo gemaakt worden dat ze maar op 1 manier opgevat kunnen worden. De eisen die gesteld worden moeten zelf ook volledig zijn. Dat houdt in dat er duidelijke omschrijvingen worden gemaakt, die tot in detail zijn uitgewerkt. Hiermee voorkom je dat betrokkenen een eigen invulling geven aan de eisen.
Programma van eisen en Alpha
Zoals je leest is een PvE een belangrijk document, als je een aanbesteding wilt doen. Bij Alpha zijn wij hierin gespecialiseerd en kunnen we jou ondersteunen bij het opstellen van dit document. Ben je benieuwd naar de mogelijkheden? Dan helpt Alpha je graag verder.
