Inventarisatie: Meten = Weten

Meten is weten, maar dan moet je wel goed inmeten

Een schoonmaakcontract begint niet bij de prijs. Het begint bij het gebouw.
Hoeveel vierkante meter moet er worden schoongemaakt? Welke vloer ligt er in welke ruimte? Is het een lokaal, een “verkeersruimte”, een kantoor of sanitair? En welke elementen moeten worden meegenomen in het schoonmaakprogramma?

Klinkt eenvoudig. Totdat blijkt dat het ruimtebestand niet meer klopt.
En dat gebeurt vaker dan je denkt. 

De basis onder je schoonmaakcontract

In de schoonmaak draait veel om duidelijke afspraken. Wat moet worden schoongemaakt, hoe vaak gebeurt dat en wat mag je verwachten van de kwaliteit?

De basis voor die afspraken ligt in het ruimtebestand. Dat is een overzicht met de belangrijkste kenmerken.
Op basis van dat overzicht berekent een schoonmaakleverancier de prijs. Ook wordt hiermee bepaald hoeveel tijd nodig is voor de uitvoering en welke werkzaamheden in het schoonmaakprogramma worden opgenomen.

Als het ruimtebestand klopt, kan een leverancier een goede berekening maken van de schoonmaakkosten. Als de ruimtestaat niet juist is, betaal je mogelijk voor meters die er niet zijn. Of er worden juist ruimtes, vloeren of elementen gemist die wél moeten worden schoongemaakt.

Gebouwen veranderen, bestanden vaak niet

Een gebouw blijft zelden precies zoals het was.

Een lokaal wordt kantoor. Een berging wordt spreekkamer. Er komt een extra leslokaal bij. Een vloer wordt vervangen. Er wordt verbouwd, uitgebreid of anders ingedeeld. Soms worden ruimtes samengevoegd of juist opgesplitst.

In de praktijk verandert het gebouw vaak sneller dan het ruimtebestand.

Op papier lijkt alles dan nog netjes geregeld. Maar de werkelijkheid op locatie wijkt af. En juist daar ontstaan discussies. Over facturen. Over kwaliteit. Over verwachtingen. Over wat wel en niet binnen de opdracht valt.

Daarom is inmeten geen administratieve formaliteit. Het is de controle of de basis nog klopt.

Wat doen we tijdens een inventarisatie?

Tijdens een inventarisatie brengen we de locatie opnieuw in kaart. Daarnaast tellen we de elementen die onderdeel zijn van het schoonmaakprogramma. Denk bijvoorbeeld aan onderdelen in sanitaire ruimtes, verkeersruimten, lokalen, kantoren of andere ruimten die bepalend zijn voor de uitvoering en controle van de schoonmaak.

Ook het aantal vierkante meters glas kan worden meegenomen. Daarbij kijken we niet alleen naar het oppervlakte, maar ook of het binnen of buiten is en wat de bereikbaarheid van het glas is. Zo ontstaat een compleet en actueel beeld van de locatie.

De uitkomst is een helder neutraal overzicht waarmee je verder kunt. Voor een aanbesteding, voor contractbeheer, voor het controleren van facturen of als basis voor kwaliteitsmetingen. Het voordeel hiervan is dat wij geen partij kiezen maar puur werken op feiten. Zo hebben zowel de opdrachtgever als de opdrachtnemer altijd een neutrale basis om de verwachtingen op te baseren.

Waarom dit belangrijk is voor schoonmaakkwaliteit

Een goede schoonmaakafspraak kun je alleen maken als duidelijk is wat er schoongemaakt moet worden.

Dat geldt ook voor kwaliteitsmetingen. Wanneer je metingen uitvoert op basis van een NEN2075 systematiek, moet duidelijk zijn welke ruimtes en elementen in het gebouw aanwezig zijn. Anders meet je op een basis die niet volledig of niet actueel is.

Een goed ruimtebestand helpt dus niet alleen bij de prijs. Het helpt ook bij het beoordelen van kwaliteit.

Je weet welke ruimtes er zijn. Je weet welke categorieën erbij horen. Je weet welke elementen meegenomen moeten worden. En je voorkomt dat er discussie ontstaat over de vraag of iets wel of niet binnen de opdracht valt.

Voorkom gedoe achteraf

Een verkeerd ruimtebestand lijkt misschien een klein probleem. Maar het kan grote gevolgen hebben.
Een leverancier kan te hoog of te laag offreren. De werkzaamheden kunnen verkeerd worden ingeschat. De factuur kan afwijken van wat logisch lijkt. Of de schoonmaakmedewerkers krijgen een opdracht die in de praktijk niet past bij het gebouw.

Dat is vervelend voor de opdrachtgever én voor de leverancier.

Met een actuele inventarisatie voorkom je dat. Je brengt de werkelijkheid terug in het contract. Niet op gevoel, maar op basis van duidelijke gegevens.

Ook handig vóór een aanbesteding

Ga je een schoonmaakcontract opnieuw aanbesteden? Dan is een actueel ruimtebestand eigenlijk onmisbaar.
Leveranciers moeten op dezelfde informatie kunnen inschrijven. Alleen dan kun je aanbiedingen goed vergelijken. Een betrouwbare uitvraag zorgt voor realistische prijzen en voorkomt dat er later discussie ontstaat over meerwerk, ontbrekende ruimtes of verkeerde uitgangspunten.

Een aanbesteding in schoonmaakonderhoud vraagt om een zorgvuldige en nauwkeurige voorbereiding.
Dan wil je niet beginnen met een plattegrond of Excel bestand dat jaren achterloopt.

Eerst inmeten, dan pas rekenen

Schoonmaak draait om mensen, kwaliteit en duidelijke afspraken. Maar onder al die afspraken ligt data. Vierkante meters. Vloeren. Functies. Elementen. Glas. Ruimtes.

Als die basis klopt, kun je verder bouwen.

Met een goed ruimtebestand weet je wat je vraagt, wat je krijgt en waar je op mag sturen. Zo wordt schoonmaak niet alleen beter georganiseerd, maar ook eerlijker en beter controleerbaar.

Twijfel je of jouw ruimtebestand nog klopt? Dan is dat vaak al reden genoeg om er eens naar te laten kijken.
Onze collega’s komen graag langs om de locatie (opnieuw) in kaart te brengen. Dan weet je zeker dat de basis klopt voordat je gaat rekenen, contracteren of controleren.