Een spendanalyse is een goed instrument om inzicht te krijgen in de inkoopuitgaven van jouw organisatie. Er vindt een analyse plaats op uitgaven, grootboekrekeningen, leveranciers en factuurstromen.
Waarom een spendanalyse?
Inzicht in de inkoopuitgaven van jouw organisatie kan helpen op verschillende vlakken, namelijk:
- Je krijgt inzicht in uitgaven die het afgelopen jaar zijn gedaan; hoeveel geld is uitgegeven per productgroep en bij welke leveranciers?
- Je kan bepalen of jouw organisatie voldoet aan wet- en regelgeving omtrent inkoop (bijv. Aanbestedingswet)
- Je kan bepalen waar je efficiëntievoordelen kan behalen, door bijvoorbeeld het verminderen van het aantal leveranciers per grootboekrekening met als voordelen een hoger inkoopvolume met lagere kosten, minder facturen en efficiëntie in contractbeheer- en management.
Onze aanpak
Alpha’s analyse start met het opvragen van de inkoopuitgaven over de looptijd van een jaar. Indien het de eerste spendanalyse is die wij voor jouw organisatie uitvoeren, zetten wij de ontvangen gegevens om naar een rapportage inclusief advies, waarin wij specifiek ingaan op:
- De top 10 grootboekrekeningen op basis van het hoogste inkoopvolume;
- De top 10 leveranciers op basis van het hoogste inkoopvolume;
- De top 10 leveranciers welke verantwoordelijk zijn voor het hoogste aantal facturen;
- Algemene opvallende zaken;
- De verdieping in de top 10 grootboekrekeningen met het hoogste inkoopvolume;
- De ABC analyse
Indien wij ook over één of meer voorgaande jaren een spendanalyse hebben gemaakt, zoeken wij de verdieping over de verschillende jaren, je kan dan denken aan het beantwoorden van bijvoorbeeld de volgende vragen:
- Zijn productgroepen aanbesteedt in de afgelopen jaren en is dat zichtbaar in de spendanalyse?
- Welke trends zie je bij verschillende productgroepen?
Als gevolg van een goede spendanalyse, komen we met een conclusie en advies. We stellen samen een stappenplan op waarmee het inkoopproces verbeterd kan worden. We bepalen samen of jouw organisatie per inkooppakket voldoet aan de gestelde wet- en regelgeving. Verder onderzoeken we welke pakketten gebundeld kunnen worden en zorgen we voor efficiëntere inrichting van de huidige inkooptrajecten.
