Contractmanagement

Met onze vergaande kennis zorgen wij voor uitstekend contractmanagement

Contractmanagement

Contractmanagement

Contracten die je afsluit met een leverancier moeten goed worden uitgevoerd. Door de juiste aandacht te geven en gebruik te maken van onze verregaande kennis, zorgen wij voor uitstekend contractmanagement. Maar wat is contractmanagement nu eigenlijk, waarom is het belangrijk en waar moet je op letten? Dat leggen we je graag uit.

Wat is contractmanagement?

Eenvoudig gezegd is contractmanagement een manier op afspraken tussen leveranciers en organisaties duidelijk vast te leggen en in goede banen te leiden. In de bredere zin heeft dat betrekking op bijvoorbeeld het bewaken van de kwaliteit, het op tijd leveren van de diensten, factuurcontrole en natuurlijk de communicatie met de leverancier. Het voeren van onderhandelingen, opnieuw vaststellen van prijsafspraken en leveringsvoorwaarden kan hier ook onderdeel van zijn.

Alpha biedt een basispakket met diensten die onderdeel zijn van het contractmanagement dat wij leveren. Naast het basispakket is het ook mogelijk om te kiezen voor een breder pakket met diensten. Daarvoor maken we samen afspraken om maatwerk te leveren, afgestemd op de situatie van jouw organisatie. De diensten die wij standaard aanbieden in onze pakketten zijn:

  • Periodiek overleg;
  • Factuurcontrole;
  • Bijhouden van mutaties en het opstellen van daarbij behorende mutaties;
  • Ondersteuning bij calamiteiten;
  • Controleren van de KPI’s;
  • Beoordeling van leveranciers;
  • Beoordelen managementinformatie;
  • Gevraagd (en ongevraagd) advies leveren;
  • Beoordelen offertes;
  • Begeleiding van A tot Z.

Waarom contractmanagement?

Nu je een beeld hebt van wat contractmanagement is, is het goed om te weten waarom dit zo belangrijk is. Contractmanagement kan meerdere doelen hebben. Het wordt gebruikt om de prestaties van leveranciers te beoordelen en te verbeteren, zodat de kwaliteit getoetst en gewaarborgd wordt en daarnaast is het belangrijk om de tevredenheid van de afnemer te toetsen. Een andere belangrijke reden is de ondersteuning voor besluitvorming op strategisch en tactisch niveau gericht op inkoop. De methode is ook belangrijk om risico’s, die aan contracten verbonden zijn, voor een organisatie zoveel mogelijk te beperken en te beheersen.

Verschillen tussen contractmanagement en contractbeheer

Een onderdeel van contractmanagement is contractbeheer. Deze termen lijken misschien op elkaar, maar zijn niet hetzelfde. Contractbeheer draait voornamelijk om inzicht krijgen in de bestaande contracten en afspraken die er zijn met leveranciers. Management van contracten is in het geheel een proces waarmee contracten vanaf de start tot de afsluiting worden aan- en bijgestuurd.

Contractbeheer zorgt voor inzicht in contracten op verschillende manieren. Je kunt dan denken aan inzicht in afspraken die gemaakt zijn, de geldigheid van de afspraken of de afloopdatum van een contract. Voor contractbeheer maakt Alpha gebruik van software die past bij het contractmanagement dat wordt aangeboden.

Wat levert contractmanagement op?

Als het management van contracten goed geregeld is, dan kan dat veel opleveren voor jouw organisatie. Voordelen hiervan zijn bijvoorbeeld de verbetering van kwaliteit van de dienstverlening die via de afgesproken contracten geleverd wordt, het reduceren van kosten en duidelijkheid over de afspraken die gemaakt zijn.

Als alles goed is afgestemd, dan zullen processen en procedures beter verlopen en worden risico’s zoveel mogelijk beperkt. Het managen van contracten geeft ondersteuning bij de inkoop en geeft inzicht in de inkoopuitgaven van de organisatie. Daarom spreken we ook wel van inkoop- en contractmanagement.

Waar moet je op letten bij contractmanagement?

Gebruikmaken van contractmanagement betekent niet dat alles automatisch goed gaat. Er zijn veel zaken die belangrijk zijn om in het oog te houden. Leveranciers moeten gecontroleerd worden en de contracten zelf moeten inhoudelijk op verschillende vlakken in orde zijn. Als het contractmanagement niet optimaal benut wordt, dan is de kans groot dat de afspraken afwijken van de uitvoering.

Het beperken van risico’s is daarom van groot belang. Door goed risicomanagement kun je zaken als dubbele betalingen, meerwerk, gebrekkige leveringen, eenzijdige wijzigingen in de opdracht en andere zaken zoveel mogelijk beperken en voorkomen.

Spendanalyse

Inkoopmanagement wordt vaak gecombineerd met het managen van contracten. Voor inkoop- en contractmanagement voeren we een spendanalyse uit, waarmee je informatie krijgt over de inkoopuitgaven van jouw organisatie. Het is vaak de basis voor het professionaliseren van de inkoop en kan gebruikt worden voor het monitoren van veranderingen. De vervolgstappen die hieruit voortvloeien, kunnen gebruikt worden om de inkoop te verbeteren. We kijken daarvoor naar de prijs en kwaliteit van aanbieders, proberen pakketten te bundelen en inkooptrajecten efficiënter in te richten.

Met een analyse van de leveranciers, verschillende categorieën en grootgebruikers wordt inzichtelijk gemaakt hoe en waarop er eventueel besparingen gerealiseerd kunnen worden. Als een bepaalde categorie bijvoorbeeld veel kleine leveranciers bevat, dan kan er vaak makkelijk bespaard worden door de inkoop te bundelen en onder te brengen bij één of enkele leveranciers. 

Aanbestedingskalender

Met een aanbestedingskalender kan er vervolgens ook inzicht worden gegeven in de inkoopprocessen en acties die moeten plaatsvinden om de contracten actueel en up-to-date te houden. Als onderdeel van contractmanagement stellen we tijdens een aanbestedingstraject, in overleg met jou, daarom een aanbestedingskalender op. Hiermee wordt duidelijkheid gegeven over de planning voor de komende drie jaren, zodat je voorbereid bent op aanbestedingen die nog zullen komen.

Contractmanagement door Alpha

Door goed contractmanagement haal je maximaal rendement uit je contracten en daag je je leveranciers uit om steeds maximaal te blijven presteren. Een gebrek aan goed management, leidt tot gemiste kansen, verminderde prestaties en een onnodige toename van kosten. Het beheren van contracten met jouw facilitaire dienstverleners kost echter wel tijd en energie. Je moet afspraken controleren, klachten afhandelen, contracten moeten soms worden aangepast en de dienstverlening moet worden geëvalueerd. Allemaal tijd die je niet aan je organisatie kunt besteden.

Goed inkoop- en contractmanagement vraagt om specifieke kennis die je misschien niet (meteen) zelf in huis hebt. Daarom staan onze deskundige contractmanagers voor je klaar. Alpha verzorgd alle communicatie en werkzaamheden die nodig zijn om de overeenkomsten die je hebt te beheren. De werkzaamheden worden compleet, correct en binnen vastgestelde tijd afgerond. Daarnaast kun je van ons te allen tijde een proactief advies verwachten, zodat jij je niet meer druk hoeft te maken om je lopende contracten.