Essentieel in de wereld van schoonmaak is dat de basis klopt. In dit geval zijn dat de ruimtebestanden (een (Excel) overzicht waarin per ruimte inzichtelijk is hoeveel vierkante meter deze betreft, welke vloerafwerking deze heeft en wat de functie van de ruimte is). Op basis van de ruimtebestanden berekenen leveranciers hun prijzen. Een waarheidsgetrouw ruimtebestand zorgt er voor dat de leverancier een goede inschatting van de opdracht heeft en een kloppende prijs kan offreren/factureren.

Tijdens een inventarisatie van een locatie leggen we de bovengenoemde zaken vast en  tellen we alle elementen welke in het schoonmaakprogramma zijn opgenomen, zodat vervolgens de inspecties via de NEN meting uitgevoerd kunnen worden.

De inspecties van het technisch schoonmaakonderhoud worden uitgevoerd volgens de NEN2075. Onze inspecteurs beschikken over een tablet waarmee ze alle gegevens van het betreffende gebouw kunnen opvragen. De tablet genereert automatisch een steekproef van de locatie. Aan de hand van deze steekproef voert de inspecteur de inspectie uit. Indien ruimtes om wat voor reden dan ook niet gekeurd kunnen worden, selecteert het systeem hiervoor een andere ruimte met vergelijkbare functie, zodat de steekproef representatief blijft. Tijdens het proces weet de inspecteur niet of er een afkeur of goedkeur volgt. De uitslag genereert het systeem pas op het moment dat de inspectie wordt afgesloten. Hiermee wordt voorkomen dat de inspecteur invloed zou kunnen uitoefenen op de uitslag en is objectiviteit gegarandeerd. Zodra de inspectie is afgesloten, weet u meteen of de schoonmaakkwaliteit conform gemaakte afspraken goed- of afgekeurd is.

Naast het uitvoeren van de NEN2075 inspectie kijken onze inspecteurs ook naar randzaken die invloed kunnen hebben op de schoonmaak. Hierbij kunt u denken aan de toestand van de inloopzones en -matten, bezette kasten en vensterbanken, losse bekabeling en bezette vloeroppervlakken. Ook signaleren we tijdens de keuringen de status van de polymeerlagen op linoleumvloeren en geven daarover ongevraagd advies. De genoemde voorbeelden zouden de schoonmaak kunnen beïnvloeden, maar zijn niet aan het schoonmaakbedrijf te wijten. De gesignaleerde aandachtspunten worden opgenomen in de rapportage,

Om bij de start van een nieuwe overeenkomst geen discussies te hebben, wordt bij een wisseling van leverancier zo’n 3 weken voor aanvang van de nieuwe overeenkomst een nulmeting uitgevoerd. Hoe laat de zittende partij de locaties achter en kan de nieuwe leverancier met een schone lei starten? Alpha levert een uitgebreide rapportage aan welke door alle betrokkenen wordt getekend.

Mocht de kwaliteit t.o.v. het geldende schoonmaakprogramma te wensen over laten, dan vindt op de laatste dag voor de contractwisseling een eindmeting plaats om te controleren of hetgeen dat opgelost zou moeten worden, ook daadwerkelijk is opgelost. Mocht dan blijken dat de afspraken niet zijn nagekomen en de kwaliteit t.o.v. het geldende schoonmaakprogramma nog steeds onvoldoende is, dan zullen wij in overleg met de opdrachtgever bepalen welke gevolgen dit heeft voor de huidige leverancier.

Een periodieken inspectie heeft betrekking op de periodieke schoonmaakwerkzaamheden, zoals glasbewassing of dieptereiniging van het sanitair. Dit zijn de werkzaamheden die in het schoonmaakprogramma een frequentie van 4 of minder hebben. Deze werkzaamheden worden veelal in vakantiebeurten uitgevoerd. Na uitvoering van een dergelijke beurt is het aan te raden om te controleren of dit naar behoren is gebeurd. Dit omdat het niet/onvoldoende uitvoeren van periodieke schoonmaak ook de reguliere schoonmaak beïnvloedt/benadeelt.

Tijdens deze inspectie worden de periodieke werkzaamheden volgens een 100% meting gecontroleerd. Het is essentieel dat afgestemd wordt met het schoonmaakbedrijf wanneer de periodieke werkzaamheden uitgevoerd worden, zodat de inspectie een juiste weergave van de werkelijkheid geeft.

Bij een periodieke inspectie beoordeelt de inspecteur de volgende aspecten vanuit haar expertise:

• Zijn de gemaakte afspraken vanuit het schoonmaakprogramma nagekomen?
• Zijn de werkzaamheden juist uitgevoerd?
• Adviezen/opmerkingen

Een vloereninspectie heeft betrekking op de uitvoering van het periodiek vloeronderhoud. Denk hierbij aan het behandelen van de linoleumvloeren, maar ook aan tapijtreiniging en schrobben van de vloeren. Deze inspectie vindt te allen tijde plaats binnen twee weken na uitvoering van de onderhoudsbeurt. Dit om de geleverde kwaliteit zo goed mogelijk te kunnen beoordelen.

Bij een vloereninspectie beoordeelt de inspecteur de volgende aspecten vanuit haar expertise:

1. Vloerenpaspoort
2. Zijn de gemaakte afspraken vanuit de overeenkomst nagekomen?
3. Zijn de werkzaamheden volgens de juiste techniek uitgevoerd?
4. Zijn de werkzaamheden uitgevoerd zonder beschadigingen op te leveren aan aangrenzende delen?
5. Wat is de staat van de vloer na uitvoering vloeronderhoud/wat is het algemene beeld?
6. Adviezen/opmerkingen. Denk hierbij aan schuiven met kasten/tafels waardoor krassen ontstaan

Wanneer ontevredenheid heerst over de schoonmaakwerkzaamheden, maar niet exact aangewezen kan worden waar hem dit in zit, kunnen wij een procesmeting uitvoeren. De procesmeting wordt uitgevoerd om te kijken op welke wijze de schoonmaak is georganiseerd. Ook wordt gekeken naar gebouw gebonden aspecten die invloed kunnen hebben op de schoonmaakbeleving maar ook op de uitvoering van de schoonmaak. Er wordt gekeken naar bevindingen rondom o.a.:

• Personeel
• Materialen, middelen en machines
• Logboek en gebouwinformatieboek
• Werkkasten
• Taakgrootte/werkdruk
• Werkprogramma’s
• Werkuitvoering

Op basis van de uitkomsten van de procesmeting kun je het contract tegen het licht houden en samen met je leverancier kijken hoe de dienstverlening verbeterd kan worden.

Een belevingsmeting is een middel om de beleving onder gebruikers te meten. Regelmatig gebeurt het dat de beleving afwijkt van de technische metingen. Dit kan door verschillende factoren ontstaan, bijvoorbeeld een andere schoonmaakbehoefte dan is afgesproken of door (het ontbreken van) geurbeleving. Bij de belevingsmeting worden ofwel enquêtes opgesteld en afgenomen ofwel worden interviews gehouden met gebruikers van de betreffende panden.

De belevingsmeting vindt in overleg met jullie organisatie plaats. De invulling hiervan kan op meerdere manieren:

1. Interview op locatie met vooraf geselecteerde gebruikers
2. Enquête via de mail (waarbij een grote groep gebruikers aangeschreven worden)
3. Enquête op locatie waarbij inspecteur diverse gebruikers aanspreekt en vraagt om samen de vragenlijst in te vullen