Het goed en grondig beoordelen van een casus is essentieel voor een goed contract. Immers, de inhoud van een casus maakt deel uit van de uiteindelijke overeenkomst. Wat er in de casus staat, moet dus ook daadwerkelijk uitgevoerd worden. Maar hoe beoordeel je goed en grondig?

Stel een deskundige beoordelingscommissie samen

Als Alpha een aanbesteding opstart, laten we de aanbestedende dienst een beoordelingscommissie formeren. Deze beoordelingscommissie bestaat uit deskundige individuen: mensen die echt iets weten over het onderwerp van de aanbesteding. De commissie bestaat uit drie tot vijf personen met verschillende functies. Wanneer één iemand niet aanwezig kan zijn, wordt deze persoon altijd vervangen door iemand met dezelfde functie. 

Bereid de beoordeling goed voor

De beoordelingscommissie neemt individueel voorafgaand aan het consensusgesprek alle casusuitwerkingen door aan de hand van een door ons verstrekt en op maat gemaakt beoordelingsformulier. Ze kijken naar wat ze goed en minder goed vinden en op basis daarvan geven ze iedere casus een cijfer. De beoordelingscommissie weet ook wat het belang is van het goed doornemen van de casusuitwerkingen: wat er geschreven is, wordt onderdeel van het contract en moet dus ook uitgevoerd worden. Het is dus belangrijk om goed te weten wat er in de casus staat, zodat je goed contractmanagement kunt voeren. Alpha ontvangt deze individuele beoordelingen van tevoren. Deze input nemen we mee naar het consensusgesprek. 

Zoek de dialoog binnen de beoordelingscommissie

Als Alpha een aanbesteding begeleidt, wordt er voor de beoordeling van het kwalitatieve deel een consensusgesprek ingepland. Tijdens dit gesprek gaat de beoordelingscommissie met elkaar in discussie over welk cijfer er daadwerkelijk aan elke specifieke casus gegeven moet worden. Er wordt uiteindelijk één cijfer per uitgewerkte casus gegeven waar de gehele beoordelingscommissie achter staat. Het consensusgesprek is een zeer waardevol middel om tot een breed gedeelde beoordeling te komen. De beoordelingscommissie bestaat immers uit personen met diverse functies, waardoor tijdens het consensusgesprek vanuit meerdere oogpunten gekeken wordt. Wat in de ogen van een schooldirecteur heel wenselijk kan zijn, kan in de ogen van de bestuurder wellicht heel anders zijn.  Tijdens het consensusgesprek zijn we als Alpha aanwezig om te zorgen dat het proces goed verloopt en dat de argumenten die gegeven worden ook daadwerkelijk valide zijn. We letten er tevens op dat zaken die in het Programma van Eisen staan niet als plus- of minpunt worden bestempeld. Deze staan immers in het Programma van Eisen en kunnen daarom niet onderscheidend gevonden worden in de beoordeling van de casussen. Verder zorgen wij ervoor dat iedereen aan het woord komt, er een discussie op gang komt en helpen wij door structuur te bieden in het gesprek. Zo geven we de beoordelingscommissie de ruimte om inhoudelijk hun mening te geven. 

Geef de inschrijving de aandacht die het verdient

Het opstellen van een offerte kost veel tijd, geld en energie. Inschrijvers doen veel moeite om een goede offerte te maken. Daarom is het belangrijk om de offertes ook op die manier te behandelen. Als aanbestedende dienst verwacht je dat de inschrijvers je aanvraag serieus nemen, en andersom geldt dat je als inschrijver verwacht dat je offerte serieus wordt bekeken en behandeld. Iedere inschrijver verdient een eerlijke kans. Neem daarom de tijd voor de beoordeling. Want hoe beter de beoordeling, hoe tevredener de aanbestedende dienst en hoe makkelijker het contractmanagement. 

Zorg voor goede procesbegeleiding

Wij vinden het belangrijk dat er goed beoordeeld wordt. Dat klinkt logisch, maar daarmee bedoelen we vooral dat er ook risico’s aan zitten als de beoordeling niet goed wordt gedaan. Het kan bijvoorbeeld zo zijn dat je bezwaren krijgt van een inschrijver als de argumenten niet gegrond of steekhoudend zijn. Iedere partij krijgt namelijk een gunnings- of afwijzingsbrief, waarin toegelicht wordt hoe de score tot stand is gekomen. Zo ziet iedere inschrijver hoeveel punten er per onderdeel zijn gescoord en welke argumenten de beoordelingscommissie heeft om het cijfer te onderbouwen. Doe je dit niet op de juiste manier, dan kunnen inschrijvers tegen de gunningsbeslissing in bezwaar komen. 

Zorg voor goed contractmanagement

Alpha begeleidt vele aanbestedende diensten bij diverse aanbestedingstrajecten. Daarbij houdt het voor ons niet op bij het afsluiten van het contract. Ook contractmanagement maakt een belangrijk deel van onze organisatie uit. De inkoopadviseurs dragen de aanbesteding dan ook over aan de contractmanager, die zich er vervolgens hard voor maakt dat de gemaakte afspraken nagekomen worden. De contractmanager haalt bij de periodieke overleggen de belangrijkste afspraken naar voren, waardoor er aandacht blijft voor de ‘extra’s’ die geboden zijn in de offerte. Op deze manier krijgt de aanbestedende dienst waar hij voor betaalt en blijft de winst eerlijk ten opzichte van de afgewezen inschrijvers. 

Heb je naar aanleiding van deze blog behoefte aan ondersteuning bij een aanbesteding, neem dan contact op met ons!