Is jouw gras groener dan bij de buurman?

Het aanbesteden van groenonderhoud is misschien niet voor iedereen het meest inspirerende vooruitzicht. Toch biedt het inkopen van deze dienstverlening kansen om het verschil te maken; hoe fijn is het om je terrein het hele jaar door netjes verzorgt aan te treffen, zónder dat je hier een dagtaak aan hebt en mét het volste vertrouwen in de dienstverlener?! Hoe zet je een opdracht in de markt? Hoe definieer je het niveau van onderhoud? Wat maakt nu het verschil in de samenwerking met de dienstverlener? 

Groenonderhoud of groenvoorziening?

Er is een duidelijk verschil tussen groenonderhoud en groenvoorziening. Met groenvoorziening wordt de aanleg bedoeld, het realiseren van de inrichting van het terrein. Hierbij kan ook het daaraan voorafgaande proces van ontwerp worden meegenomen. Denk aan het voorbereiden van het terrein, indien nodig het verwijderen van huidige inrichting, het aanbrengen van structuren volgens ontwerp, het aanleggen van paden en niet te vergeten het planten van het groen! Deze fase is incidenteel en creëert een omgeving welke voor lange tijd zal bestaan. Vaak wordt een opdracht voor groenvoorziening daarom op basis van een eenmalige uitvoering aanbesteed. Om de groenvoorziening op peil te houden is groenonderhoud noodzakelijk; van grasmaaien tot snoeiwerkzaamheden, van onkruidbestrijding tot blad vegen. Het groenonderhoud is een doorlopende dienstverlening en wordt daarom op basis van een meerjarige overeenkomst aanbesteed. 

Het aantal m2 bodembedekkers?

Om onduidelijkheden tijdens de inschrijvings- en uitvoeringsfase te voorkomen, zul je de opdracht zo volledig mogelijk moeten beschrijven. Hiervoor breng je als eerste de terreinen in kaart waar het groenonderhoud uitgevoerd dient te worden. Daarbij maak je gebruik van geografische kaarten of eventueel kadastrale kaarten. Vervolgens maak je onderscheid in het soort groen; door per locatie de aanwezige soorten inzichtelijk te maken geef je een duidelijk beeld aan de inschrijvers en kan een goede prijsstelling worden afgegeven. Voor het soort groen maak je onder andere onderscheid in de vierkante of strekkende meters beplanting, hagen, bomen, gazon en grasvelden. Maar denk ook aan het oppervlak (half-) verharding, zoals schoolpleinen of parkeerterreinen, waar het juist iets minder groen mag zijn. Voor het primair onderwijs maakt vaak ook het onderhoud van de valondergronden bij speeltoestellen en de zandbakken onderdeel uit van de opdracht.

Onkruid, zwerfafval en waterlot?

Uiteraard gaat de opdracht minimaal over bijvoorbeeld het maaien van gras, het tijdig uitvoeren van snoeiwerkzaamheden en het zorgdragen voor gedegen onkruidbestrijding. Voor het totaal aan werkzaamheden doe je een beroep op de expertise van de inschrijver door niet elke taak, maar het gewenste resultaat te benoemen. Om vast te stellen wat het resultaat van het groenonderhoud dient te zijn, maak je gebruik van een zogenaamd beeldkwaliteit. De opdrachtnemer dient het groenonderhoud op het niveau van de beeldkwaliteit uit te voeren, uitgedrukt in A-B-C en visueel onderbouwt (CROW methodiek), om te voldoen aan de opdracht. De opdrachtnemer is verantwoordelijk om die werkzaamheden uit te voeren welke nodig zijn om hieraan te voldoen, ongeacht welke specifieke werkzaamheden dit zijn en hoe vaak deze uitgevoerd moeten worden.

Virtual Three Assessment?

Oftewel, boomveiligheid. In verband met de verantwoordelijkheid voor de bomen op je terreinen worden periodiek inspecties op het gebied van boomveiligheid uitgevoerd, de Virtual Three Assessments (VTA). Door het in kaart brengen van de staat van de bomen, het adviseren over specifiek benodigd onderhoud en het registreren en actueel houden daarvan, ontstaat een gedegen en verantwoorde veiligheidssituatie. Meer over boomveiligheid in een latere blog. Voor nu is het goed om te weten dat het mogelijk is deze inspecties onderdeel te laten uitmaken van de opdracht Groenonderhoud.

Wat mag je verwachten van de opdrachtnemer?

Naast het voldoen aan het niveau van uitvoering is het prettig om te weten wat je van de opdrachtnemer mag verwachten. Denk hierbij bijvoorbeeld aan de inzet en aansturing van medewerkers, communicatie over de planning en uitvoering, maar ook aan relevante inzet op het gebied van duurzaamheid en social return. De manier waarop inschrijvers invulling geven aan deze processen verschilt. Het aanbestedingstraject biedt ruimte om inzicht te vragen in die facetten van de opdracht welke specifiek binnen je eigen organisatie belangrijk worden gevonden. Zo maak je verschillen inzichtelijk en kun je deze onderdeel maken van de gunningsmethodiek in je aanbesteding. Na gunning van de opdracht zul je als opdrachtgever het contract managen om te komen tot een optimale samenwerking en een optimaal resultaat!

Toe aan een aanbesteding groenonderhoud?

Sta je voor de uitdaging om een aanbesteding groenonderhoud te doorlopen, maar heb je toch nog wat openstaande vragen? Neem contact op met Alpha Adviesbureau voor meer informatie of een voorstel om jouw aanbesteding te begeleiden!