Het lijkt nog ver weg, maar de zomervakantie komt er alweer bijna aan. Hét moment waarop veel scholen de leermiddelen gaan bestellen voor het aankomend schooljaar. Er gaan vaak grote bedragen en bestellingen mee gemoeid. Alpha geeft je graag een paar tips om dit goed te organiseren zodat ook de contractafspraken vanuit de aanbesteding worden nageleefd. En kom je er niet helemaal uit? Je kunt ons vrijblijvend om advies vragen.

• Leg een bestelmoment vast. Alpha adviseert om één keer per maand een bestelling te plaatsen bij de leverancier, waarbij alleen de aantallen voor de komende maand worden besteld. Dit voorkomt grote voorraden op de scholen en de verwaarlozing en/of verdwijning van de producten.  

• Zorg ervoor dat de scholen alleen bestellingen kunnen plaatsen uit het kernassortiment. Hierover zijn in het contract kortingsafspraken gemaakt. Bestellingen buiten het kernassortiment zijn mogelijk, maar dienen bijvoorbeeld altijd in overleg met of door het stafbureau te worden geplaatst. Op deze manier borg je dat er binnen het kernassortiment wordt besteld en is er zicht op bestellingen buiten het kernassortiment. De ervaring leert dat dit kosten bespaart.

• Zorg dat er per school één persoon wordt aangewezen die bestellingen kan plaatsen. Zo voorkom je dat iedereen zonder overleg van alles bestelt en de kosten onnodig oplopen. 

• Verminder het aantal facturen. Spreek met de leverancier af dat er één keer per maand een verzamelfactuur wordt gestuurd met de volgende componenten:

• Uitgesplitst per school

• De bestelde producten

• Kortingspercentage (Dit kan worden vastgelegd in het contract).

• Controleer alle binnenkomende facturen op de gemaakte prijsafspraken. Bij afwijkingen dient de factuur retour gestuurd te worden. 

• Blijf in gesprek met de leverancier. Verdeel dit onder in een operationeel/tactisch overleg (1 keer per kwartaal) en een strategisch overleg (1 keer per jaar). Wie voert welk overleg en wat dient er in ieder overleg te worden besproken? Stel eventueel meteen een agenda op voor ieder overleg. Dit dient vast te worden gelegd in het contract. Hierdoor voorkom je dat er inhoudelijk weinig wordt besproken en dat je bij de leverancier op de achtergrond verdwijnt. De leverancier wordt zo gedwongen om met je mee te denken en je advies te geven. 

• Stel een contracteigenaar aan. Deze persoon is verantwoordelijk voor de waarborging van het contract en is tevens aanspreekpunt voor de organisatie. 

• Leg wijzigingen, gespreksverslagen en overige zaken vast in een inkoopdossier. 

• Communiceer de werkwijze met de schooldirecteuren en zorg dat gemaakte afspraken worden nageleefd. 

We hopen dat je iets hebt aan deze tips! Kom je er nou niet helemaal uit? Onze deskundige adviseurs helpen je graag!