Ultiem is een stichting waarin elf scholen voor openbaar primair onderwijs in Hoogezand, Slochteren en omgeving verenigd zijn. Voor Stichting Ultiem hebben wij meerdere aanbestedingen mogen begeleiden en voeren we ook actief contractmanagement.

In dit geval voeren we contractmanagement op het schoonmaakcontract van Ultiem. Na de aanbesteding van de schoonmaak in 2018 heeft Ultiem ons gevraagd hen te ondersteunen in het uitvoeren van contractmanagement voor het schoonmaakcontract en het beheren van hun contractbeheersysteem.

Opstartfase

We starten zoals altijd met een opstartgesprek met zowel Ultiem als de leverancier. Tijdens dit gesprek namen we alle afspraken nogmaals door en werden de KPI’s vastgesteld. Zo’n opstartgesprek is tevens de start van het contractmanagement. Gedurende de opstartfase komen er vaak vragen binnen van de leverancier over operationele zaken, bijvoorbeeld over afwijkende ruimtesoorten en vloerafwerkingen. Dit kan komen omdat de oude contracten als basis voor de nieuwe hebben gefungeerd. Deze eventuele afwijkende zaken bespreken we met de klant en indien nodig met het schoonmaakbedrijf. Zo ook in het geval van Ultiem. Onze contractbeheerder zorgt er voor dat de aanpassingen getoetst worden en indien nodig aangepast worden in het contract.

Evaluatie en periodiek overleg

Een aantal weken nadat het schoonmaakcontract is ingegaan, planden we een overleg met Ultiem en de leverancier om de start te evalueren. De contractmanager functioneert op strategisch niveau en zal daarom altijd aanwezig zijn bij de periodieke gesprekken met de klant en leverancier. Tijdens zo’n overleg kijken we of de leverancier voldoet aan de prestatieafspraken en adviseren we Ultiem op het moment dat er afwijkingen zijn. Naast het periodieke overleg met leveranciers hebben wij ook één op één overleggen met Ultiem om te kijken of onze dienstverlening voldoet, en of we dit eventueel moeten bijstellen op basis van de nieuwe behoefte.

Kennis en expertise

Door contractmanagement te voeren, nemen we alle zorgen weg bij Ultiem. Zo houden zij controle en sturing op de contracten en kunnen ze zich focussen op dat waar ze goed in zijn. Onze kennis en expertise is hierin erg belangrijk. Omdat wij dagelijks bezig zijn met contractmanagement, weten we precies op welke dingen we moeten letten en welke zaken belangrijk zijn. Voor Ultiem verzorgen wij ook de indexeringen, input voor begrotingen, beoordeling van offertes, de factuurcontrole, leveranciersbeoordelingen, VSR controles en geven we advies over bijvoorbeeld het al dan niet verlengen van contracten.

Wanneer je kiest voor Alpha als contractmanager, heb je geen omkijken meer naar je lopende contracten.