Regelmatig worden wij benaderd door onderwijsinstellingen om een aanbesteding voor meubilair te begeleiden. In sommige gevallen is er een concrete behoefte aan meubilair voor bijvoorbeeld het inrichten van een nieuwbouwlocatie. Vaak is het echter op voorhand helemaal niet duidelijk wat de inkoopbehoefte is voor de aankomende jaren. Welke keuzes maak je dan om tot een passende inkoopstrategie te komen?

Raming
De eerste stap die genomen wordt is het ramen van de potentiële waarde van de opdracht. Relevante informatie hiervoor wordt verzameld door het stellen van verschillende vragen. Staat er een project op stapel, waarvoor nieuw meubilair wordt ingekocht? Is er sprake van een reguliere vervangingscyclus? Er wordt een inventarisatie uitgevoerd van het bestaande meubilair om te bepalen wanneer dat aan vervanging toe zal zijn. Wat zijn de uitgaven aan meubilair geweest in de afgelopen jaren? Met de antwoorden op deze vragen, ontstaat er inzicht voor een gedegen raming.

Contract
In veel gevallen wordt er gekozen voor een raamovereenkomst, waarmee voorwaarden voor de inkoop van meubilair worden vastgelegd voor een vooraf vastgestelde periode. Deze vorm is vooral prettig als er vooraf geen duidelijkheid is over de exacte inkoopbehoefte. De maximale wettelijke looptijd voor een raamovereenkomst is 4 jaar.

Het is ook mogelijk om te kiezen voor een raamovereenkomst met meerdere opdrachtnemers. Daarbij is het belangrijk dat er gelet wordt op de voorwaarden voor opdrachten die uitgevraagd worden tijdens de looptijd van de overeenkomst. Deze opdrachten worden vaak via een minicompetitie uitgevraagd.

Aanbestedingsprocedure
De keuze voor een aanbestedingsprocedure is afhankelijk van de geraamde waarde én de gewenste looptijd voor de overeenkomst. Het is daarbij belangrijk dat er rekening wordt gehouden met de Europese drempelwaarde. Dit drempelbedrag ligt per 1 januari 2022 op € 215.000 -. Er wordt daarvoor gekeken naar de totaal geraamde uitgaven per aanbestedende dienst. Vaak gaat het om een stichting waar meerdere individuele scholen onder vallen, waardoor de drempelwaarde al snel overschreden wordt. Ligt de waarde boven deze drempel, dan moet de opdracht Europees openbaar worden aanbesteed.

Prijs & kwaliteit
Het beoordelen van inschrijvingen gebeurt vaak op basis van de beste prijs/kwaliteit verhouding. De aanbestedende dienst kan zelf invulling geven aan de verhouding tussen deze gunningscriteria. Door het concreet laten prijzen van meubelitems door inschrijvers, ontstaat een vergelijkingsprijs. Als er geen duidelijke inkoopbehoefte is, dan kan er gebruik worden gemaakt van fictieve aantallen meubilair voor een vergelijkingsprijs. Het beoordelen van de kwaliteit wordt gedaan met een casus. Inschrijvers beantwoorden een probleemstelling, waarmee je inzicht krijgt in de wijze waarop de inschrijver het onderwerp dat belangrijk is voor jouw organisatie aan zal pakken.

Door een interieurontwerp uit te vragen voor een inrichtingsvraagstuk, kunnen inschrijvers laten zien hoe ze met beperkte informatie een vertaalslag maken naar een passende oplossing. Een proefopstelling biedt daarnaast inzicht in het meubilair dat door de inschrijver als best passend geacht wordt voor jouw organisatie. De uitwerkingen worden vervolgens door een commissie beoordeelt. In onze blog ‘De essentie van goed beoordelen’, vertellen we meer over goed beoordelen.

Voorbereiding
Een goede voorbereiding is essentieel voor het goed doorlopen van een aanbestedingstraject; daar moet goed de tijd voor genomen worden. Het resultaat zal vervolgens zichtbaar worden in goede aanbestedingsdocumenten en een goede overeenkomst voor de aankomende jaren. Meer informatie hierover lees je in onze blog ‘Het belang van een goede voorbereiding’.

Heb je vragen over het aanbesteden van schoolmeubilair of wil je hulp bij een aanbesteding? Dan helpen we je daar uiteraard graag mee!