Stichting Tabijn is een onderwijsinstelling uit Heemskerk met 22 basisscholen. In maart 2021 hebben wij Stichting Tabijn mogen ondersteunen bij de aanbesteding voor multifunctionals. Stichting Tabijn kreeg te maken met een aflopend contract met hun vorige leverancier, waarna er is besloten om een nieuwe aanbesteding in de markt te zetten.

Europese aanbesteding

We hebben het als een Europese aanbesteding in de markt gezet. Een aanbesteding van multifunctionals is en blijft namelijk een complexe aanbesteding, omdat er veel verschillende aanbieders op de markt zijn en zorgvuldigheid geboden is. 

Veranderende printbehoeftes

Naast dat het contract met de oude leverancier afliep, was ook de printbehoefte van Stichting Tabijn veranderd. Daarom hebben we samen gekeken naar de huidige en de gewenste situatie om te zorgen voor een printoplossing die past bij de toekomst van de stichting. Bij dit proces is materiedeskundigheid erg belangrijk. Daarom hebben we onze externe ICT adviseur betrokken bij deze aanbesteding. 

Veiligheid en cloud printing

Naast de nodige specificaties waar de multifunctionals aan moesten voldoen, hebben we dus ook gekeken naar de veranderde printbehoefte van Stichting Tabijn. Zeker door de komst van AVG, is het belangrijk dat er beveiligd afgedrukt kan worden. De nieuwe multifunctionals moesten dit dan ook ondersteunen. Door in te loggen met persoonlijke code voorkom je dat vertrouwelijke printjes openbaar worden. Dit wordt ook wel cloud printing genoemd. Met cloud printing is er geen fysieke printservice meer nodig op de locaties van Stichting Tabijn. Alles staat in de cloud en er kan gemakkelijk geprint worden vanaf elke locatie en elk device op elke printer van de stichting. Deze uitgangspunten zorgen ervoor dat Stichting Tabijn weer klaar is voor de toekomst.

Inzicht en grip op de kosten

Met beveiligd afdrukken, voert iedereen een pincode in wanneer de printjes worden opgehaald bij de printer. Hierdoor krijgt Stichting Tabijn ook inzicht in de printkosten. En inzicht leidt tot grip. Wie drukt wat en waar af? 

Implementatie, service en communicatie

In de uitvraag hebben we de nadruk gelegd op het implementatieproces en op de service en communicatie van de inschrijvers. Leveranciers konden daar hun eigen invulling aan geven in de casus. In de beoordeling telde de kwaliteit van de inschrijvers voor 60% mee. De prijs telde mee voor 40%. 

Canon Nederland

Na de kwalitatieve beoordeling van de stukken, is de aanbesteding afgerond en is er een winnende partij gekozen: Canon Nederland. Er is een contract voor 5 vaste jaren afgesloten met twee optiejaren. Het contract gaat per 1 oktober 2021 in. Stichting Tabijn is dan voorzien van goede multifunctionals waardoor ze goed voorbereid zijn op de toekomst.