Stichting UN1EK is een onderwijsinstelling uit Vlaardingen met meer dan 20 verschillende locaties. Begin 2020 hebben wij mogen ondersteunen bij de aanbesteding voor multifunctionals.

Uniformiteit

In de oude situatie was er sprake van verschillende aflopende overeenkomsten met verschillende leveranciers. In het verleden was dit allemaal verschillend georganiseerd, waardoor er meerdere partijen betrokken waren. Daarom hebben we UN1EK geadviseerd om het als één opdracht in de markt te zetten, zodat alle locaties voorzien worden van dezelfde soort multifunctionals waardoor er uniformiteit wordt gecreëerd.

Veiligheid

Naast de nodige specificaties, hebben we ook gekeken naar de veranderde printbehoefte van UN1EK. Zeker door de komst van AVG, is het belangrijk dat er beveiligd afgedrukt kan worden. De nieuwe multifunctionals moesten dit dan ook ondersteunen. Door in te loggen met persoonlijke gegevens ben je niet langer afhankelijk van één bepaalde printer, maar kun je vanaf iedere printer die is aangesloten afdrukken. Om UN1EK toekomstbestendig te maken, moesten we tevens bedachtzaam zijn op digitalisering waardoor een goede scanfunctie op de multifunctionals erg belangrijk was.

Europese aanbesteding

We hebben het als een Europese aanbesteding in de markt gezet. Een aanbesteding van multifunctionals is en blijft een complexe aanbesteding, omdat er veel verschillende aanbieders zijn. Na de kwalitatieve beoordeling van de stukken, is de aanbesteding afgerond en is er een winnende partij gekozen, namelijk Canon Nederland.

Canon

Canon mag de multifuntionals voor de locaties van UN1EK de komende vijf jaar leveren en onderhouden, waarbij we ook twee optiejaren hebben opgenomen. De meeste apparatuur is namelijk na vijf jaar nog steeds in goede staat.

Klaar voor de toekomst

Een mooie aanbesteding met een mooi resultaat. Met het nieuwe contract hebben we een kostenbesparing van ± 50% kunnen realiseren ten opzichte van de vorige contracten. UN1EK is nu voorzien van goede multifunctionals waardoor ze weer goed voorbereid zijn op de toekomst.