In de zomer van 2020 hebben wij de aanbesteding met Stichting Christelijk Onderwijs Haaglanden (SCOH) afgerond. SCOH is een stichting met 36 basisscholen, waardoor zij één van de grootste schoolbesturen zijn in Den Haag. SCOH schakelde ons in om een nieuwe ICT aanbesteding te begeleiden.

Gebrek aan uniformiteit en overzicht

Op het moment dat SCOH bij ons kwam, hadden ze verschillende leveranciers verdeeld over de scholen. Hierdoor was er geen uniformiteit. Alles was verschillend georganiseerd met allerhande contractafspraken. Er was een gebrek aan overzicht.

Toekomstbestendig

Het was belangrijk om in kaart te brengen hoe de ICT was georganiseerd, maar belangrijker nog om boven tafel te krijgen hoe SCOH de ICT in de toekomst ingericht wilde hebben. Wat versta je onder ICT? Wat zit daar allemaal bij en wat niet? Dit hebben we met SCOH besproken, zodat het stichtingsbestuur voorbereid is op de toekomst op het gebied van ICT.

ICT-adviseur

In deze voorbereidingsfase hebben we onze ICT-adviseur erbij betrokken. Bij Alpha vinden wij het erg belangrijk dat we onze klanten niet alleen begeleiden, maar ook adviseren. We voegen onze materiedeskundigheid toe om zo tot het beste resultaat te komen. Samen met SCOH heeft onze ICT-adviseur gekeken naar de wensen op het gebied van ICT en daar rekening mee gehouden in de aanbesteding.

Samenvoegen inkoopvraagstuk

Na de voorbereidingsfase hebben wij een duidelijk beeld van hoe we de aanbesteding in de markt willen zetten. In overleg met SCOH hebben wij er voor gekozen om ICT-beheer, WiFi en hardware samen te voegen en in één aanbesteding uit te schrijven in plaats van deze op te splitsen. Een unieke situatie, maar wel eentje met een groot voordeel voor de klant. Namelijk het hebben van één aanspreekpunt. Door op deze manier proactief mee te denken met onze klanten, willen we ze volledig ontzorgen.

Implementatie

Nadat er een partij als winnaar van de aanbesteding uit de bus is gekomen, was het tijd voor de derde fase: de implementatiefase. In deze fase begeleidden wij SCOH met de migratie, implementatie en projectleiderschap. Tevens is het vanaf het begin belangrijk om actief contractmanagement te voeren bij aanbestedingen en te kijken of de gemaakte afspraken worden nagekomen. Zeker bij ICT aanbestedingen. We zorgen ervoor dat de migratie en de implementatie succesvol worden uitgevoerd.