Gemeente Hattem schakelde ons eerder al in voor contractmanagement. In het voorjaar van 2020 zijn we ook gevraagd om te ondersteunen bij een nieuwe aanbesteding voor schoonmaakwerkzaamheden.

Het contract wat ze hadden, liep niet naar tevredenheid. Daarom kozen ze ervoor om deze na de initiële contractperiode te beëindigen en geen gebruik te maken van de optiejaren. Wij hebben ze geadviseerd om de aanbesteding opnieuw in de markt te zetten. Helaas was de timing wat minder, gezien het coronavirus in het voorjaar van 2020 losbarstte. Het proces werd daardoor iets ingewikkelder. Want waar we normaal een opstartgesprek hebben met onze opdrachtgever, hebben we dit nu kort intern moeten doen. Omdat we al contractmanagement voor de gemeente uitvoerden, hadden we de algemene kennis gelukkig al in huis. Zo wisten we precies waar de aandachts- en verbeterpunten lagen. We hebben op voorhand conceptdocumenten opgesteld en verstuurd. Vervolgens hebben we eind mei samen met de gemeente een uitgebreid opstartgesprek gehad waar we ook de conceptdocumenten hebben besproken.

Vloeronderhoud

Tijdens het overleg hebben we uitgevraagd wat de specifieke wensen en behoeftes waren. Zo bleek dat de periodieke werkzaamheden en het vloeronderhoud bij de vorige leverancier niet naar tevredenheid waren. Het was daarom belangrijk dat de nieuwe leverancier uiteindelijk ook echt zélf de periodieke werkzaamheden zou uitvoeren en daar geen onderaannemer voor zou inschakelen. Dit laatste is met name voor specialistisch werk als vloeronderhoud en sanitaire dieptereiniging iets wat vaak wordt gedaan. Maar voor de gemeente was dit bij het vorige contract een groot knelpunt. Dit hebben we daarom specifiek in de aanbesteding gezet.

Schouw

Bij een schoonmaak aanbesteding is het normaal om een schouw te organiseren waar geïnteresseerde partijen de mogelijkheid krijgen om de panden te bekijken. Zo kunnen ze een gerichte calculatie maken. Het stadhuis van de gemeente Hattem is een mooi, oud en idyllisch pand. Prachtig, maar zeer arbeidsintensief. Het is daarom belangrijk dat een mogelijke opdrachtnemer het pand ook daadwerkelijk heeft gezien. Vanwege de coronamaatregelen hebben we de schouw in twee keer gedaan.

Minimum aantal uren

Omdat de kwaliteit van de schoonmaak in het vorige contract niet naar tevredenheid was, hebben we er samen met de gemeente voor gekozen om een minimum aantal uren voor te schrijven voor – in ieder geval – het stadshuis. Dat betekent dat de gemeente aangeeft dat er een minimum aantal uren is om de werkzaamheden naar behoren uit te voeren. Dit is niet de standaard, maar de gemeente wilde deze extra zekerheid inbouwen zodat de schoonmaakmedewerkers voldoende tijd kregen om een goede kwaliteit te garanderen.

SROI

Een gemeente heeft te maken met een verplichting vanuit de rijksoverheid om mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt in te zetten. In het vorige schoonmaakcontract van de gemeente, was dit dan ook opgenomen. In deze nieuwe aanbesteding wilden we aan de mogelijke leveranciers vragen hoe zij dit zouden oppakken en hoe ze met mensen uit deze doelgroep om gaan. Je ziet namelijk vaak dat mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt ergens worden opgeleid en ingewerkt om vervolgens te worden overgeplaatst naar een ander project. Dat is zonde, omdat de schoonmaakmedewerkers echt een onderdeel worden van het team. De gemeente vond dit erg belangrijk.

Uiteindelijk heeft gemeente Hattem een partij gevonden die de aanbesteding heeft gewonnen. Het contract met deze partij ging per 1 januari 2021 in.