Achterhoek VO is het bestuur van zeventien scholen voor voortgezet onderwijs in de Achterhoek. De stichting verenigt scholen van openbare en bijzondere signatuur. In 2019 nam Achterhoek VO contact met ons op met de vraag of wij ze wilden ondersteunen bij een aanbesteding voor het meubilair op hun locaties.

Mini competities

De locaties moesten worden voorzien van nieuw meubilair en er werd een nieuwbouw locatie gebouwd die volledig ingericht moest worden. We hebben het zo ingestoken dat de partij die deze aanbesteding zou winnen, ook de nieuwbouw locatie volledig mocht inrichten. In deze aanbesteding is er verder voor gekozen om, naast de winnende partij, nog twee raamovereenkomsten te sluiten met de twee andere partijen uit de top drie. Zodat er bij elke volgende opdracht mini competities tussen de drie partijen worden gehouden.

Afwijkende raamovereenkomst

De aanbesteding voor meubilair voor Achterhoek VO is Europees aanbesteed. We hebben er samen met Achterhoek VO voor gekozen om een raamovereenkomst te sluiten voor 8 jaar. Een raamovereenkomst mag normaliter een looptijd van 4 jaar hebben. Een langere duur mag mits dit toegelicht is. Daarom hebben wij in het Beschrijvend document een onderbouwing opgenomen voor de gemaakte keuze. Het ging hier ook niet enkel om de nieuwbouwschool, maar om de mogelijke inrichting van alle locaties voor de komende jaren. Daar hebben we hier rekening mee gehouden.

Sfeerimpressie

In het Beschrijvend document was ook een sfeerimpressie voor de nieuwbouw locatie opgenomen. Deze was afkomstig van de binnenhuisarchitecte die onderdeel was van de projectgroep van Achterhoek VO. Het was voor ons belangrijk om goed in het vizier te houden dat de aanbesteding niet enkel en alleen voor de nieuwbouwschool was, maar ook voor de mogelijke inrichting van alle locaties voor de komende jaren. Daarom hebben we aangegeven dat de inschrijvers zich niet te veel moesten te focussen op de sfeerimpressie, gezien deze enkel en alleen voor de nieuwbouw locatie was.

Proefopstelling

We hebben in de aanbesteding opgenomen dat alle partijen die na de beoordeling nog voor gunning in aanmerking kwamen, een proefopstelling konden leveren. Hier hebben zowel de beoordelingscommissie als bijvoorbeeld de leerlingen en docenten van de locaties, de kans gehad om een week lang te kijken wat ze vonden van de proefopstellingen.

1, 2, 3

Uiteindelijk zijn er dus drie raamovereenkomsten gesloten. Eentje met de winnende partij die, zoals afgesproken, ook de nieuwbouw locatie mocht inrichten en de rest met de resterende twee partijen uit de top drie. Uiteindelijk zijn er dus drie partijen uit de bus gekomen die bij een nieuwe opdracht vanuit Achterhoek VO een onderlinge mini competitie zullen doen.

Het contract van de winnende partij is per mei 2020 ingegaan. De aanbestedende dienst is erg blij geweest met het proces en het uiteindelijke resultaat. Wij hebben ze hier goed in kunnen adviseren.