Eye Filmmuseum is in 2010 ontstaan door een fusie van het Filmmuseum, Holland Film, Filmbank en het Nederlands Instituut voor Filmeducatie. Eye had al een ver verlopen contract met betrekking tot hun sanitaire voorzieningen. Ze moesten dit dus opnieuw aanbesteden. Alpha heeft ze daarin begeleid. 

Huidige situatie

In de huidige situatie had Eye de automaten gekocht. In de nieuwe situatie hebben we ervoor gekozen om dit wederom op koopbasis uit te vragen. Het is in dat geval belangrijk om rekening te houden met het feit dat de vulling (verbruiksartikelen zoals zeep, toiletrollen, etc.) past in de automaten. Daarom is het aan te raden om alle automaten bij aanvang van het contract direct te vervangen in plaats van gefaseerd. 

Scope

De aanbesteding omvatte de levering van zowel de automaten als de verbruiksartikelen en een abonnement op de dameshygiëneboxen en luchtverfrissers. Verder moest de leverancier ook helpen met het oplossen van complexere storingen in de apparaten. Het voorraadbeheer en de eerstelijns storingen werden door de facilitaire medewerkers van Eye zelf opgelost. Het is wel de bedoeling dat de leverancier de medewerkers van Eye instrueert hoe de apparaten werken en hoe eerstelijns storingen opgelost kunnen worden. De grotere storingen worden opgepakt door de leverancier. Deze moeten binnen 24 uur na melding opgepakt worden, omdat Eye de hele week geopend is. 

Doel van de aanbesteding

Het doel van de aanbesteding is het vinden van een professionele leverancier die – net als Eye – erg gericht is op duurzaamheid en daar ook op anticipeert. Daarnaast vindt Eye een partnership met haar leverancier erg belangrijk. Tot slot was ook de flexibiliteit van de leverancier erg belangrijk voor Eye. Eye heeft namelijk een hoge bezoekersgraad. Ze zijn bijna 24/7 geopend voor bezoek en dat betekent dat de sanitaire artikelen altijd bijgevuld moeten zijn en moeten werken. Er zit een relatief snelle omloopsnelheid in. Dat betekent dat de leverancier ervoor moet zorgen dat er altijd voldoende verbruiksartikelen aanwezig zijn, zodat de schoonmaakmedewerkers snel kunnen bijvullen bij piekbelasting. Dit is tevens uitgevraagd in de casus. 

Afschrijving apparaten

Er is gekozen om een overeenkomst van vijf jaar aan te gaan met de nieuwe leverancier met de mogelijkheid om vijf losse optiejaren te lichten. De overeenkomst kan dus in totaal tien jaar duren. We hebben hiervoor gekozen omdat de apparaten in ieder geval vijf jaar mee zouden moeten gaan en deze dus over vijf jaar moeten worden afgeschreven. Eye kan ieder jaar daarna besluiten of de apparaten nog voldoende in orde zijn en dus of ze het contract weer met een jaar willen verlengen. Door vijf jaar vast aan te bieden, wordt er ook een inkoopvoordeel gerealiseerd op de verbruiksartikelen. 

Beoordeling

Er werden twee casussen uitgeschreven: casus 1 ging over de invulling van het partnership en casus 2 ging over de piekbelasting van het museum. Want stel dat iedereen tegelijkertijd pauze heeft en tegelijkertijd naar het toilet moet: wat kan de leverancier dan doen om te zorgen dat dat allemaal flexibel verloopt.

Bij de proefopstelling hebben we om de belangrijkste automaten gevraagd. We hebben tevens aangegeven dat de kleuren voor de proefopstellingen afgestemd moesten worden op dat wat de leverancier vond passen bij het gebouw. Mocht dat niet lukken, dan mochten ze werken met kleurstalen om niemand onnodig op kosten te jagen en vanwege duurzaamheidsoogpunt: zo hoeft er niks speciaal geproduceerd te worden voor de proefopstelling. 

Uiteindelijk zijn er 3 inschrijvingen geweest, waarbij Elis als winnaar uit de bus is gekomen. Elis heeft de hoogste score gehaald op de proefopstelling. 

Tijdens het vervolg - het opstartgesprek – zijn er concrete afspraken gemaakt m.b.t. de implementatie en de contractgegevens en afspraken. Het contract met Elis gaat in per 1 september.