RSG Wolfsbos is een school met alle niveaus: praktijkonderwijs, vmbo, mavo, havo, vwo en isk. Zij hadden contracten met meerdere partijen voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten. Deze contracten liepen af, en daarom moest het opnieuw aanbesteed worden. Inhuur van personeel is een dusdanige kostenpost, dat hiervoor een Europese aanbesteding in de markt moest worden gezet. Alpha heeft hierbij ondersteund. 

Twee percelen

De reden van de aanbesteding was dat RSG Wolfsbos twee leveranciers per perceel zocht voor de inhuur van flexibele arbeidskrachten. Dit had betrekking op zowel onderwijzend personeel als onderwijs ondersteunend personeel. We zijn gestart met het in kaart brengen van de huidige situatie. Zo hebben we gekeken naar wat RSG Wolfsbos jaarlijks uitgeeft aan de inhuur van personeel en op welke manier we de aanbesteding in de markt konden zetten. We hebben de aanbesteding bewust opgedeeld in twee percelen: perceel 1 voor het onderwijzend personeel en onderwijsondersteunend personeel in het regulier onderwijs en perceel 2 voor het onderwijzend personeel en onderwijsondersteunend personeel voor het ISK van RSG Wolfsbos. In deze klassen zitten anderstalige leerlingen waarvan de ouders in Hoogeveen e.o werken, statushouders, leerlingen die op het AZC wonen, uitwisselingsstudenten of anders. 

De overeenkomst

We hebben de duur van het contract gezet op twee jaar, met twee keer een optiejaar. Per perceel worden er twee opdrachtnemers gekozen. Wanneer er een vraag om personeel wordt uitgezet, kunnen alle partijen tegelijkertijd aan de slag om deze vraag in te vullen. Soms geldt er een 24-uurs voorsprong, maar daar is in deze aanbesteding niet voor gekozen. Want als beide partijen tegelijkertijd aan de slag gaan, beschikt RSG Wolfsbos eerder over de gewenste invulling van flexibele arbeidskrachten.

De inhuurbehoefte van RSG Wolfsbos is voornamelijk kortdurend. Dus bijvoorbeeld in verband met ziekte of zwangerschapsverlof. Belangrijk was dat de leverancier op korte termijn snel kon schakelen. De winnende partijen moesten dan ook beschikken over een goed gevuld bestand met kwalitatief personeel zonder nog te hoeven werven. 

Goed werkgeverschap

Iets wat RSG Wolfsbos erg belangrijk vond was goed werkgeverschap. Niet alleen voor hun eigen personeel, maar ook voor het personeel wat ze inhuren. Zo willen ze ook geen onderscheid maken in hun arbeidsvoorwaarden, maar inzetten op gelijke waardering voor al het personeel. Flexibele arbeidskrachten krijgen bijvoorbeeld contracturen betaald, wat betekent dat zij bij ziekte ook gewoon doorbetaald worden. Dit goed werkgeverschap was ook iets wat ze zochten in een nieuwe leverancier. Een partij die goed werkgeverschap goed in hun eigen processen kon faciliteren en dit ook kon borgen. 

Kwaliteit

Om de kwaliteit te kunnen beoordelen hebben we voor deze aanbesteding twee casussen uitgewerkt. In casus 1 hebben we de leveranciers gevraagd wat RSG Wolfsbos kan verwachten m.b.t. de dienstverlening. We hebben uitgelegd dat RSG Wolfsbos behoefte heeft aan gekwalificeerd en geschikt personeel om (onvoorziene) omstandigheden zoals ziekte en/of (zwangerschaps)verlof op te vangen. We hebben de inschrijvers o.a. gevraagd naar hun kennis en ervaring, hoe ze omgaan met een aanvraag en hoe ze communicatie en administratie rondom inhuur van personeel hebben geregeld. In casus 2 hebben we de focus gelegd op goed werkgeverschap. Zo vond RSG Wolfsbos het belangrijk dat een medewerker echt past bij de vacature en dat de opdrachtnemer beschikt over kwalitatief goed personeel dat past bij het DNA van RSG Wolfsbos. De vier partijen die het hoogst scoorden op zowel de casussen als de prijs, werden uitgenodigd voor een verdiepende presentatie. 

Beoordeling

In deze aanbesteding is er gekozen om de kwaliteit hoger te beoordelen, namelijk voor 60%.  De prijs telde mee voor 40%. Voor perceel 1 zijn de winnende leveranciers Daan BV en Randstad Uitzendbureau BV geworden. Op perceel 2 zijn dit Daan BV en Bisbee Flexonderwijs. Alle winnaars hebben op casussen die betrekking hebben op de kwaliteit, de hoogste scores behaald. We hebben op een relatieve manier beoordeeld, waarbij degene die de hoogste score heeft behaald, de maximale score heeft gekregen. Het contract is 1 juni 2021 ingegaan.