In opdracht van Stichting Ultiem hebben wij in september 2020 de aanbesteding ICT beheer, wifi en hardware afgerond. Ultiem is een stichting waarin elf scholen voor openbaar primair onderwijs in Hoogezand, Slochteren en omgeving verenigd zijn.

ICT beleid

Naast het begeleiden van de aanbesteding hebben wij ook samen met Stichting Ultiem vorm mogen geven aan het ICT beleid voor de komende jaren. De locaties van Ultiem zijn gevestigd in het aardbevingsgebied. Om deze reden worden veel scholen vernieuwd. Zeker met de komst van de nieuwbouw scholen, was het van belang om eerst het ICT beleid voor aankomende jaren helder te hebben. Het ICT beleid is gebruikt als uitgangspunt voor de aanbesteding. Naast procesbegeleiding vinden wij materiedeskundigheid net zo belangrijk om tot het gewenste resultaat te komen.

Uniformiteit

We zijn eerst weer samen terug naar de tekentafel gegaan om de scope van de aanbesteding te bepalen. Dit is een belangrijk aspect van iedere aanbesteding om goed in kaart te brengen wat de aanbesteding precies inhoudt. Wat versta je onder ICT? Wat zit daar allemaal bij en wat niet? We zijn samen met Ultiem tot de conclusie gekomen dat er één aanspreekpunt moest komen voor zowel ICT beheer, hardware en WiFi. Op die manier iedereen op elke locatie bij wie ze terecht kunnen. Zo hebben we de aanbesteding ook in de markt gezet, waarbij het met name belangrijk was om uniformiteit te creëren. Stichting Ultiem wilde vernieuwen en toekomstbestendig zijn om de digitalisering in het onderwijs te stimuleren. Door een verouderde ICT omgeving en verouderde devices lukte dat niet. Het nieuwe contract gaat hier verandering in brengen.

Implementatie

Nadat Heutink ICT als winnaar van de aanbesteding uit de bus kwam, was het tijd voor de derde fase: de implementatiefase. In deze fase begeleidden wij, samen met onze ICT-adviseur, Stichting Ultiem met de migratie en de implementatie.