Wij hebben Stichting Ultiem mogen ondersteunen bij de aanbesteding voor leermiddelen. Stichting Ultiem is een stichting waarin elf scholen voor openbaar primair onderwijs in de gemeente Midden-Groningen verenigd zijn. Voor deze stichting hebben we meerdere aanbestedingen gedaan.

Uniformiteit

Als het gaat om leermiddelen, zijn er twee partijen die de markt bedienen. In de oude situatie deden de verschillende locaties zaken met beide partijen. Elke locatie bestelde namelijk los van elkaar materialen. Daardoor was er veel diversiteit, waren er verschillende afspraken en daarmee ook verschillende leveringsvoorwaarden. De grote doelstelling van deze aanbesteding was dan ook het creëren van uniformiteit. Streven naar gelijke condities en procedures voor alle locaties en gebruikers. Om een stuk verdieping uit te vragen in de aanbesteding, is het partnerschap tussen Ultiem en de leverancier benadrukt.

Partnerschap

Dit partnerschap betekent onder andere dat er een stuk dienstverlening voor het leveren van de leermiddelen geboden wordt. Denk bijvoorbeeld aan voorlichting over software. Om dit partnerschap uit te vragen, hebben we twee casussen uitgewerkt. De eerste casus ging over hoe de aanbieder zou ondersteunen en adviseren bij de aanschaf van een nieuwe lesmethode. De tweede over de proactieve opstelling van de leverancier. Hoe geven zij bijvoorbeeld invulling aan de periodieke evaluatiemomenten en hoe borgen zij de kwaliteit van de geleverde materialen? De winnende partij gaf bij de eerste casus aan dat er gebruik wordt gemaakt van een eigen multidisciplinair team en kenniscentrum, waarmee de broging van kwaliteit en advisering ondervangen wordt. Zo gaven ze ook aan methode trainingen te geven onder leiding van een didactisch specialist.

Verborgen kosten

Tijdens deze aanbesteding hebben we goed onze toegevoegde waarde voor onze klanten kunnen laten zien. Er werden bij Ultiem vaak losse aankopen gedaan bij lokale winkels. Waar men vaak denkt dat dit goedkoper is, is dit onder aan de streep juist niet het geval. Het ingediende bonnetje moet namelijk een hoop processen doorlopen in de organisatie, waardoor het in verhouding een duurdere uitgave is dan wanneer je je materiaal centraal inkoopt. Als inkoopadviseur was het voor ons ook belangrijk om deze verborgen kosten te bespreken. Na de gunning is dit onderwerp tevens in de directievergadering besproken.

De inkoop wordt nu gedaan vanuit een uniforme basis, decentraal vanuit de verschillende locaties, waarbij de bevoegdheden in het bestelproces zijn ingeregeld.