Stichting Primenius verzorgt primair onderwijs op 35 basisscholen in Groningen en Drenthe. Stichting Tamariki verzorgt voorschoolse, naschoolse, kinder- en peuteropvang op 26 de locaties. Beide stichtingen zijn nauw met elkaar verbonden en vallen onder één bestuur. De huidige overeenkomst voor groenonderhoud en boomveiligheid liep af en was volledig benut. De wens van Stichting Primenius is een langdurige samenwerking. Daarom is er een Europese openbare aanbesteding voor groenonderhoud en boomveiligheid uitgeschreven.

Nieuwe opdrachtnemer

Vanwege het verlopen van de huidige overeenkomst, was Stichting Primenius op zoek naar een nieuwe dienstverlener voor de uitvoering van het groenonderhoud en de boomveiligheidsinspecties. Belangrijk aspect daarbij was dat de stichting een langdurige, meerjarige samenwerking aan wilde gaan. Na een initiële looptijd van 3 jaren heeft Primenius de mogelijkheid om nog 7 maal met één jaar te verlengen; de maximale looptijd bedraagt dus 10 jaar.

Van een nieuwe opdrachtnemer wordt uniformiteit in de uitvoering van de opdracht verwacht. Dat betekent dat het groenonderhoud op alle locaties op dezelfde wijze wordt uitgevoerd. Voor de uitvoering van de werkzaamheden is er daarom gezocht naar één dienstverlener voor de uitvoering van de werkzaamheden op alle locaties. Daardoor kan de overeenkomst centraal worden aangestuurd en blijft deze goed beheersbaar.

Opdracht

De opdracht omvat naast het reguliere onderhoud zoals grasmaaien, snoeiwerk en onkruidbestrijding ook de uitvoering van boomveiligheidsinspecties. Het groenonderhoud wordt uitgevraagd op basis van een beeldbestek, hierin wordt het vereiste niveau van onderhoud getoond en beschreven.

Door de boomveiligheidsinspecties in de opdracht te betrekken, vallen ook deze werkzaamheden onder de verantwoordelijkheid van één en dezelfde dienstverlener. De inspecties dienen op basis van de VTA systematiek te worden uitgevoerd (visual tree assessment). Bij aanvang van de overeenkomst dient de opdrachtnemer alle bomen in kaart te brengen, te registeren en een advies uit te brengen voor noodzakelijk onderhoud. De inspecties vinden periodiek plaats, waarbij voor een zogenaamde risicoboom een verhoogde frequentie geldt. De incidentele werkzaamheden maken optioneel onderdeel uit van de opdracht.

Casus

De inschrijvingen zijn beoordeeld op beste prijs-kwaliteitverhouding, waarbij de kwaliteit voor 60% meetelt. De kwaliteit werd getoetst aan de hand van twee casussen; een casus over het partnerschap en een casus boomveiligheid.

Inschrijvende partijen dienden verschillende deelvragen beantwoorden om zo de casussen uit te werken. Voor de casus partnerschap werd er gevraagd naar de invulling van een zorgvuldige voorbereiding en uitvoering van de werkzaamheden, op welke wijze het contact wordt onderhouden en hoe er wordt omgegaan met maatschappelijke verantwoordelijkheid op het gebied van duurzaamheid en social return.

De tweede casus, over boomveiligheid, bevatte vragen waarvoor inschrijvers moesten beschrijven wat de boomveiligheidsinspectie inhoudt, op welke wijze het bedrijf invulling zal geven aan de uitvoering van de inspecties, hoe bevindingen geregistreerd worden en op welke wijze dit wordt verwerkt en inzichtelijk gemaakt wordt aan Stichting Primenius.

Uitkomst

Het resultaat van het uitschrijven van de Europese aanbesteding voor groenonderhoud en boomveiligheid is dat er de dienstverlener is gecontracteerd die het hoogst aantal punten behaalde op de beoordeling van prijs en kwaliteit. In april 2022 is de samenwerking met de nieuwe opdrachtgever een feit.