Stichting Ronduit en ISOB (Intergemeentelijke Stichting Openbaar Onderwijs) hebben elk 18 locaties voor openbaar basisonderwijs in en rond de plaatsen Alkmaar en Castricum. Een deel van de touchscreens die in gebruik zijn binnen beide stichtingen, zijn aan vervanging toe. Daarom staan er de komende jaren diverse vervangingsrondes op het programma. Omdat er op het gebied van ICT veel wordt samengewerkt tussen beide partijen, hebben we één Europese openbare aanbesteding uitgeschreven voor de aanschaf van nieuwe touchscreens met bijbehorende apparatuur.

Vragenlijst en casus beoordeling

Naast het feit dat er gekozen is voor één gezamenlijke aanbesteding voor twee stichtingen zijn er twee zaken kenmerkend aan het traject dat we aangingen. Zo zijn er vragenlijsten naar de eindgebruikers gestuurd, om een compleet beeld te krijgen van de wensen en behoeften. De uitkomsten van deze vragenlijsten zijn vervolgens gebruikt als input voor het Programma van Eisen en de aanbesteding.

Kenmerkend is ook de casus uitwerking die wij hebben uitgevraagd tijdens dit traject. Het onderwerp van deze casus was duurzaamheid, omdat dit voor beide stichtingen een belangrijk gegeven is. Zo werd er gevraagd wat er met de verouderde touchscreens gedaan wordt en hoe deze worden afgevoerd, op het moment dat de borden vervangen worden.

Proefopstelling

In totaal hadden 9 leveranciers zich ingeschreven voor de aanbesteding. Uit deze groep is een top 3 gekozen, aan de hand van de casus en prijs beoordeling die gedaan zijn. Voordat de uiteindelijke keuze gemaakt werd, werden deze drie leveranciers uitgenodigd voor een proefopstelling. Voor de proefopstelling moesten de partijen een touchscreen leveren en plaatsen in een lokaal. De touchscreens van de verschillende leveranciers werden in dezelfde ruimte geplaatst, zodat er goed getest kon worden.

Gedurende een week kregen de eindgebruikers en de beoordelingscommissie de ruimte om de touchscreens te testen. Voor de definitieve keuze was het belangrijk dat de eindgebruikers de touchscreens konden testen, omdat zij er tijdens hun dagelijkse werkzaamheden mee aan de slag moeten. De beoordelingscommissie en de eindgebruikers werden vervolgens om hun ervaringen gevraagd met behulp van beoordelingsformulier.

Winnaar

Timco Automatisering kwam als winnaar van de aanbesteding uit de bus met het oog op de beste prijs-kwaliteitverhouding. De proefopstelling en de beoordelingen van de eindgebruikers waren doorslaggevend voor de definitieve keuze. Het resultaat van dit traject is een raamovereenkomst die is afgesloten voor een duur van 4 jaar.